Aufbau einer zentralen Plattform zur Prozessautomatisierung

Zentralisierte Prozessautomatisierung Schritt für Schritt

Je nach Team können die Schritte in diesem Prozess in einer anderen Reihenfolge erfolgen. Viele erfolgreiche Unternehmen beginnen jedoch mit einem Proof of Concent (PoC) und einem Leuchtturmprojekt, um festzustellen, ob eine zentrale Prozessautomatisierungsplattform Ihrem Unternehmen überhaupt nützt. Von dort aus ist es viel einfacher, den Mehrwert der Plattform zu beweisen und sie für verschiedene Stakeholder einzuführen.

Gehen wir einmal durch, wie dieser Prozess aussehen könnte.

Schritt 1: PoC und Leuchtturmprojekt erstellen

Beginnen Sie zunächst mit einem Pilotprojekt. Ziel dieses Projekts ist es, sowohl die Architektur als auch den Technologie-Stack zu definieren und zu validieren. Sehr oft wird dieses Pilotprojekt als PoC eingerichtet. Es ist jedoch wichtig, das Pilotprojekt auch umzusetzen, um alle Aspekte der Prozessautomatisierungslösung während des gesamten Lebenszyklus der Softwareentwicklung kennenzulernen. Sie sollten ein Szenario wählen, in dem Sie zumindest einige der Vorteile der Workflow-Automatisierung aufzeigen können (z. B. höhere Effizienz, Effektivität, Compliance). Stakeholder sind an quantifizierbaren Ergebnissen interessiert.

Weitere Informationen: Doing a proper PoC

Für die Durchführung eines PoC eignet sich ein Team aus zwei bis vier Personen optimal. Die Teammitglieder sollten eine standardbasierte Prozessmodellierungssprache wie BPMN (Business Process Model and Notation) einsetzen können, das Projekt technisch in der Umgebung ausführen und die Ergebnisse einer Gruppe von Business Stakeholdern präsentieren. In den meisten Fällen ist es sinnvoll, in diesem Team sowohl Geschäfts- als auch IT-Stakeholder zu haben. Zunächst sollte sich das Team darauf konzentrieren, die Ziele für den PoC und einen für Ihr Unternehmen relevanten Projektumfang zu definieren.

Ziele und Umfang des PoC definieren

Bevor Sie einen PoC planen und durchführen, sollten Sie die spezifischen Ziele klären, die Sie mit dem Projekt erreichen wollen. Typische Ziele könnten folgendermaßen aussehen:

• Überprüfung, ob ein bestimmter Ansatz oder ein Tool in einem Szenario funktionieren
• Vorstellung eines Beispiels, das Stakeholder von einer weiteren umfangreichen Automatisierung überzeugt
• Klärung auch sehr detaillierter Fragen vor einem größeren Projekt

Anschließend sollte das PoC-Team einen einzelnen Prozess, Anwendungsfall oder eine Entscheidung auswählen, die automatisiert werden soll. In der Regel sollte dieser Prozess für die wichtigsten Stakeholder relevant sein, den ROI der Automatisierung klar aufzeigen und relativ zeitnah realisierbar sein.

Man tappt leicht in die Falle, ein zu ehrgeiziges Projekt als PoC zu wählen. Für den Erfolg ist es entscheidend, den Projektumfang angemessen zu halten. Es ist auch falsch, sich auf zu viele Ziele gleichzeitig zu konzentrieren. Ein Beispiel dafür ist der Versuch, einen technischen Prototyp in der Zielarchitektur zum Laufen zu bringen, während man sich in den Details der Benutzeroberfläche verliert. Es ist wichtig, sich auf ein einziges Ziel festzulegen. Es besteht jedoch immer die Möglichkeit, mehrere PoC durchzuführen, um verschiedene Ziele zu berücksichtigen.

Start des PoC und Präsentation der Ergebnisse

Ein ideales PoC-Team sollte aus einem Leiter bestehen, der den Überblick behält, einem Entwickler oder IT-Enterprise-Architekten, der den PoC in die Praxis umsetzt, und einem Analysten, der den Anwendungsfall und die Geschäftsanforderungen einer Vielzahl von Stakeholdern vorstellt. Die Durchführung eines PoC kann zwischen einigen Tagen und einigen Wochen dauern, sollte aber nicht zu lange über diesen Zeitraum hinausgehen.

Sobald das Projekt abgeschlossen ist, sollte das PoC-Team die Ergebnisse in einem Workshop vorstellen. Wichtige Stakeholder, die an der Prozessautomatisierung interessiert sind – von technischen Leitern bis hin zu Führungskräften – sollten anwesend sein, um Fragen zur Durchführbarkeit des Projekts, zu den nächsten Schritten und zu Möglichkeiten der Implementierung eines ähnlichen Ansatzes bei zukünftigen Automatisierungen zu diskutieren.

Wichtige Diskussionspunkte sind u. a.:

• Können wir eine Orchestrierungs-Engine in unsere Architektur integrieren?
• Passt der Entwicklungsansatz zu den Plänen des Unternehmens oder müssen Änderungen vorgenommen werden?
• Wie können wir ein spezifisches Problem aus dem Geschäftsbereich mit BPMN und/oder DMN modellieren?
• Welches Wissen benötigen die Business- und IT-Teams, um dieses Projekt in großem Umfang zu starten? Müssen neue Mitarbeiter eingestellt werden oder können wir interne Ressourcen nutzen?
• Welcher Aufwand fällt normalerweise bei solchen Projekten an?
• Wie wirken sich die Prozessanwendungen auf den laufenden Betrieb aus?
• Kann die Orchestrierungsplattform den von uns benötigten Umfang bewältigen?

Kurz nach einem erfolgreichen Pilotprojekt sollten Sie ein Leuchtturmprojekt in Angriff nehmen. Dieses Projekt hat einen größeren, realistischeren Umfang und kann besser genutzt werden, um Architektur, Tools und den Mehrwert der Workflow-Automatisierung in Ihrem Unternehmen zu verdeutlichen. Das Leuchtturmprojekt kann alle Erkenntnisse des PoC berücksichtigen und bei Bedarf einen Teil des ursprünglichen PoC-Codes anpassen. Wählen Sie für dieses Projekt einen relevanten Anwendungsfall aus, der in Ihrem Prozessautomatisierungsprojekt von Anfang an einen geschäftlichen Mehrwert liefert.
Insgesamt ist es wichtig, mit einem Projekt zu beginnen, statt mit einem Programm. Gründe hierfür sind:

1. So können Sie sich auf einen konkreten Anwendungsfall konzentrieren und eine strategische Planung so lange wie möglich vermeiden. Wenn Sie zu früh zu viel strategische Arbeit leisten, ist das Risiko hoch, dass das Team lange Zeit keinen geschäftlichen Nutzen erbringt. Die Wahrscheinlichkeit, in der Entwicklung einer komplexen Plattform stecken zu bleiben, ist viel größer, wenn man konkrete Anwendungsfälle nicht versteht.
2. Agile Entwicklungsansätze können Ihrem Team helfen, Workflow-Lösungen iterativ zu entwickeln. Auf diese Weise können Sie schnell lernen und diese Erkenntnisse helfen Ihnen beim weiteren Vorgehen.

Schritt 2: Automatisierungs-CoE aufbauen

Je nach Unternehmen können Sie sich für ein CoE entscheiden, das die Einführung der Prozessautomatisierung im gesamten Unternehmen steuert. Manche Teams entscheiden sich dafür, ein Automatisierungs-CoE zu gründen, bevor sie ein Pilot- oder Leuchtturmprojekt starten. Andere wiederum gründen ein CoE, nachdem diese Projekte erfolgreich abgeschlossen wurden. Die Reihenfolge hängt weitgehend von der Unternehmenskultur ab und davon, wie viel Struktur Sie vorgeben möchten.

Zusätzlicher Leitfaden: Aufbau eines erstklassigen Center of Excellence

So oder so, ein CoE-Team wird höchstwahrscheinlich für die folgenden Punkte verantwortlich sein:

• Bewertung aktueller Lösungen zur Prozessautomatisierung in der Organisation
• Evaluierung von Tools zur Prozessautomatisierung
• Umsetzung der Prozesslösung in einem Pilot-/Leuchtturmprojekt oder Auswertung der Ergebnisse eines Pilot-/Leuchtturmprojekts
• Bereitstellung der erforderlichen Schulungen und Anleitungen, damit Entwickler ihre eigenen Workflows modellieren können (z. B. unter Verwendung von BPMN- und/oder DMN-Standards)
• Unterstützung der übrigen Kollegen bei der Nutzung der Automatisierungsplattform für ihre eigenen Anwendungsfälle.

Mit anderen Worten: Die Aufgabe des CoE besteht darin, Technologien zur Prozessautomatisierung zu bewerten und bei der Auswahl des richtigen Tools für die jeweilige Aufgabe zu helfen. In der Regel verwalten diese CoE auch Technologien rund um RPA (Robotic Process Automation) oder SBR (Skill-based Routing) für manuelle Aufgaben.

Das CoE erstellt und verwaltet auch interne Best Practices. Viele Prozessautomatisierungs- und Orchestrierungsplattformen wie Camunda bieten Dokumentation zu Best Practices als Ausgangspunkt an. Alle weiteren Entscheidungen, Probleme oder Informationen, die für Ihr Unternehmen wichtig sind, sollten Sie auch dokumentieren.

Beispielsweise hat eine große Bank innerhalb von zwei Jahren ein „Self-Service-Portal“ innerhalb des CoE entwickelt. Dieses Portal enthält Anleitungen zum Einstieg, Projektvorlagen und einige wiederverwendbare Komponenten als verwaltete Bibliotheken. Dieses Setup ermöglichte einen reibungslosen Start der meisten Projekte, einschließlich Projekten, die von Offshore-IT-Integratoren durchgeführt wurden.

Das CoE kann auch die Entstehung einer Community fördern, indem es für Gespräche zur Verfügung steht. Außerdem können Sie ein Forum, einen Slack-Channel oder regelmäßige persönliche Treffen oder Web-Meetings organisieren, um den Wissensaustausch zu fördern. Wie Sie zusammenarbeiten möchten, hängt ganz von Ihrer Unternehmenskultur ab.

Es lohnt sich auch, in internes Marketing zu investieren, denn es ist wichtig, dass andere über das CoE und die Automatisierungsprojekte Bescheid wissen. Vielleicht möchten Sie sogar öffentlich über Ihren Anwendungsfall sprechen, damit andere Organisationen in einer ähnlichen Situation verstehen, wie man eine Automatisierungslösung erfolgreich implementiert.