Wie die Delen Private Bank NV mit Prozessorchestrierung ihre Legacy-Technologie in den Griff bekam und ihre Effizienz verbessern konnte

Die Delen Private Bank NV spezialisiert sich auf verantwortungsvolles, nachhaltiges Vermögensmanagement für Privatkunden in Belgien, den Niederlanden, Luxemburg, der Schweiz und dem Vereinigten Königreich. Die Bank entwickelt seit Jahrzehnten ihre IT-Lösungen intern, um sicherzustellen, dass diese optimal auf ihre eigenen Bedürfnisse und die ihrer Kunden zugeschnitten sind. Diese Art von Unabhängigkeit ermöglicht außerdem ein sehr effizientes Change Management. Dieser IT-bezogene Ansatz hat der Bank unter den Privatbanken außerdem die klare Führungsposition in Sachen Digitalisierung eingebracht. Um effizientere und stärker automatisierte Workflows einzusetzen, die eine einfachere Skalierung und Anpassung im gesamten Unternehmen ermöglichen, nutzte die Delen Private Bank für einige ihrer Prozesse bereits Prozessorchestrierung auf der Grundlage von Camunda.

Die Herausforderung: Die Überwindung der Grenzen der Legacy-Technologie

Um ihre Führungsposition zu behaupten, setzt die Bank weiterhin auf die rasche Anpassung an Veränderungen. Da sie weiterhin wachsen und expandieren möchte, suchte die Delen Private Bank NV nach einer Lösung für eine Reihe konkreter Herausforderungen:

• Die Legacy-Technology auf der Grundlage von COBOL ist für junge Entwickler wenig ansprechend.
• In der veralteten Codebasis sind Code und Geschäftsprozesse vermischt, was den Entwicklern die Navigation und die Fehlersuche bei bestimmten Problemen erschwert.
• Die Workflows müssen zweigstellenübergreifend einheitlich gehalten werden – jeweils unter Beachtung der lokalen Vorschriften.
• Der Wissenstransfer zwischen altersbedingt ausscheidenden Mitarbeitenden und neu eingestellten Beschäftigten muss gewährleistet werden.

  Die Lösung: Umstellung auf eine neue Servicearchitektur auf der Grundlage von Camunda

Das Team der Delen Private Bank wünschte sich eine neue, besser strukturierte Arbeitsweise, um Möglichkeiten für eine optimierte und strategische Zusammenarbeit mit Geschäftsendkunden zu erschließen. Man stellte sich eine flexiblere, anpassungsfähigere Plattform vor, auf der Entwickler leichter Workflow-Anpassungen vornehmen konnten. Damit wollte man außerdem die Einheitlichkeit und Effizienz über alle Zweigstellen und Regionen hinweg gewährleisten und den Grad der Automatisierung bei mehreren wichtigen Workflows verbessern, um die Effizienz und die Leistung zu verbessern.

Das Team beschloss die Umstellung auf eine Servicearchitektur auf der Grundlage von Camunda, um die Vorteile von BPMN als gemeinsame visuelle Sprache noch stärker auszuschöpfen und außerdem eine leistungsstarke Workflow Engine und flexible Automatisierungstools für Prozessverbesserungen in jedem Maßstab zu gewinnen.

Mit der Entscheidung für Camunda und eine stärkere Prozessorchestrierung wollte die Delen Private Bank ein System schaffen, in dem die Verfolgung der Prozessinstanzen problemlos möglich ist und Entwickler ohne Aufwand visuell abbilden können, wo genau im Prozess ein Fehler vorliegt und wo Verbesserungspotenzial besteht. Diese Art von Flexibilität ist vor allem für die Umsetzung aufsichtsrechtlicher Veränderungen im Bankwesen wie T+1 unverzichtbar.

„Bei T+1 war das einfach. Wir mussten nur einige kleine Änderungen an unseren Workflows vornehmen, und auch Codeänderungen wurden dadurch vereinfacht, dass die Business-Logik bereits in den Workflow eingebettet war“, erklärt Kris De Ridder, Application Architect bei der Delen Private Bank.

Dank Camunda und Prozessorchestrierung kann die Delen Private Bank zeit- und arbeitsaufwendige manuelle Aufgaben jetzt in halb- oder vollautomatische Workflows integrieren. Dadurch erhöht sich die Effizienz und die hochqualifizierten Mitarbeitenden haben mehr Zeit für Fälle, die tatsächlich eine menschliche Intervention erfordern. Ein ausgezeichnetes Beispiel ist der Abrechnungsworkflow der Bank.

Anwendungsfall: Automatisierung des Abrechnungsworkflows

Als das IT-Team gerade mit dem Migrationsprojekt begonnen hatte, wurde es vom Businessteam gebeten, eine Lösung zur Verbesserung der Abrechnungsabläufe zu finden. Nachdem man sich die Herausforderungen beim bestehenden Prozess angesehen hatte, beschloss man, den Prozess mithilfe von Camunda zu automatisieren. Der Prozess vor der Prozessorchestrierung mit Camunda:

• Jede Prozessinstanz der Abrechnung durchlief täglich mehrere Veränderungen und erstreckte sich über mehrere Tage.
• Der mögliche Abrechnungsablauf umfasste mehrere manuelle Zustandsänderungen.
• Das System druckte verschiedene externe Benachrichtigungen mit Daten zur Interpretation der Zustandsänderungen aus. Die zuständigen Mitarbeiter mussten dann die Papierausdrucke mit dem COBOL-gemanagten System vergleichen.
• Das Team für diesen höchst manuellen Prozess umfasste 2 bis 3 Personen. Auch mit vollem Einsatz war der Prozess langwierig und mühsam.

Mithilfe der Entscheidungstabellen in Camunda markierte das IT-Team die Zustandsänderungen und identifizierte so, welche Änderungen welche Workflowaktionen auslösen. Dadurch verringerte sich die Anzahl der nötigen manuellen Eingriffe bei den verschiedenen Zustandsänderungen. Man integrierte außerdem ein Front-End-System für die Geschäftsanwender, um zu visualisieren, wo sich jede Prozessinstanz befindet und welche Maßnahme bzw. Intervention gegebenenfalls erforderlich ist.

Das Ergebnis: Weniger Zeit- und Arbeitsaufwand im gesamten Unternehmen durch höhere Sichtbarkeit und Effizienz

Durch die Implementierung von Camunda in den Workflow kann das für die Abrechnungen zuständige Team effizienter arbeiten und seine Zeit für die Bearbeitung von Ausnahmen und anspruchsvollen Fällen nutzen, bei denen eine menschliche Intervention tatsächlich erforderlich ist. Anstatt – ineffizient und wenig umweltschonend – Berge von Papier zu bearbeiten, arbeiten die Teammitglieder nun digital am eigenen Dashboard.

„Es fühlt sich gar nicht so an, als würden sie in einem System arbeiten oder eine Aufgabe im System ausführen. Es fühlt sich einfach intuitiv an“, so Gerrie Schenck, Entwickler.

Die erfolgreiche Umstellung des Abrechnungsworkflows ist beispielhaft für die Vorteile, die De Ridder und das IT-Team durch die Implementierung von Camunda erleben. Wurde das Team zuvor durch Komplexität und aufsichtsrechtliche Vorgaben mit höherem Risikopotenzial sowie veraltete Technologie beeinträchtigt, kann es nun wesentlich effizienter arbeiten und gewinnt:

• Flexibilität zur Erfüllung aufsichtsrechtlicher Änderungen. Solche Änderungen sind jetzt konstant und müssen nicht mehr mühsam über mehrere Rechner hinweg gesucht und behoben werden.
• Bessere Arbeitsverteilung durch automatisierte Prozesse – hochqualifizierte Mitarbeitende haben mehr Zeit für „intelligente Aufgaben“.
• Höhere Effizienz der IT – Produktionsvorfälle sind dank der visuellen BPMN-Darstellung schneller und einfacher zu finden und zu beheben.
• Bessere Arbeitsverteilung in der IT – dank des schnelleren, effizienteren Einsatzprozesses haben Entwickler mehr Zeit für die Arbeit an neuen Projekten mit höherer Wertschöpfung.
• Optimale Abstimmung zwischen Niederlassungen und geografischen Regionen – alle Zweigstellen arbeiten einheitlich mit dem automatisierten Workflow.

  Wie geht es weiter? Erweiterung der Camunda-Plattform und Erprobung von Camunda 8

Neben dem Abrechnungsworkflow laufen derzeit 20 verschiedene Prozesse in drei verschiedenen Teams auf der Plattform mit Camunda-Support. Um den anfänglichen Erfolg auszuweiten, konzentriert sich das IT-Team jetzt auf die Migration der Kerndaten in die Plattform. Zudem macht ein Team zurzeit eine Bestandsaufnahme aller bestehenden Geschäftsprozesse bei der Delen Private Bank. Anschließend wird eine priorisierte Migrationsliste erstellt und mit der Umstellung der Prozesse von COBOL auf Camunda begonnen.

Darüber hinaus trifft sich alle zwei Wochen eine aus Stellvertretern aus den drei Teams zusammengesetzte Gruppe zum Wissensaustausch und zur Behebung erkannter Probleme in ihren auf Camunda laufenden Prozessen. Diese Gruppe bündelt die Fragen der Anwendergemeinschaft mehrerer Teams innerhalb der Bank und untersucht die Eignung von Camunda für deren Prozesse. Tatsächlich hat diese Gruppe eine interne Roadshow organisiert, um den Wert von Camunda und Transformationspotenzial der Geschäftsabläufe bei der Delen Private Bank durch Prozessorchestrierung zu demonstrieren.

Zurzeit bewertet die Gruppe die Möglichkeit zur Schaffung eines zentralen Teams für die Definition der nächsten Projekte und für die Unterstützung der Umsetzung bei zukünftigen Projekten.

Diese Gruppe arbeitet außerdem eine Strategie für einen durchdachten Ansatz für die Integration von Camunda 8 in ihre Planungen aus.