Bessere Employee Experience durch Prozessorchestrierung mit Camunda

Über die GEMA
In der GEMA haben sich Komponisten, Textdichter und Musikverleger als Urheber von Musikwerken zusammengeschlossen. Die GEMA nimmt die Rechte der Musikschaffenden in Deutschland und die Rechte von über zwei Millionen Rechteinhabern aus aller Welt wahr. Sie sorgt dafür, dass die Urheber und Musikverleger an den Einnahmen aus der Nutzung ihrer Musikwerke angemessen beteiligt sind.

Für dieses Fallbeispiel haben wir mit den GEMA-Mitarbeitern:innen Jens Kindermann, (Abteilungsleiter Produkte) sowie Kathrin Poske (Projektleiterin) und David Hammer (Business Analyst) gesprochen. Sie verantworten als Schwerpunkt die Musikdokumentation von Filmen und Serien sowie die Dokumentation und Verwaltung von Soundfiles. Unterstützt wird die GEMA seit der Einführung von Camunda von der cimt AG, einem langjährigen Camunda Partner.

Dokumentation von Musikstücken
Die Nutzung eines Musikstücks in einem Film, einer Serie oder einem Werbespot muss dokumentiert werden. Insgesamt verwaltet die GEMA deshalb ca. 1,5 Mio. audiovisuelle Produktionen und über 20 Mio. musikalische Werke, die in einer Datenbank dokumentiert werden. Die von der GEMA durch die Einräumung von Nutzungsrechten erzielten Erträge werden auf der Grundlage des GEMA-Verteilungsplans an die Berechtigten verteilt. Hier spielen beispielsweise die Häufigkeit der Ausstrahlung eines Films oder die Dauer, über die das Musikstück verwendet wird, eine Rolle. Einmal dokumentiert, kann die Nutzung immer wieder zugeordnet werden, beispielsweise, wenn ein Film erst im Kino erscheint, dann auf DVD verfügbar ist und anschließend im Free-TV ausgestrahlt wird.

Die eingehenden Anmeldungen zu Filmen und Serien erfolgten bislang über PDF-Dateien, die nachgelagerte Arbeitssteuerung auf der Basis von Excel-Dateien, sodass das Team um Jens Kindermann nach Alternativen suchte.

Wie kam es zur Einführung von Camunda?
Als man beschloss, die bisherige Anmeldung um ein Onlineportal zu erweitern, wurde auch der komplette darauf folgende Geschäftsprozess überarbeitet. Die Entscheidung, auf Camunda umzustellen, wurde nach einer Marktanalyse in 2019 getroffen. Ausschlaggebend waren v. a. Camunda Tasklist und die offene Architektur.

Schritt für Schritt zur Vollautomatisierung
Im Onlineportal haben Mitglieder und Lizenznehmer nun die Möglichkeit, Filme und Serien bei der GEMA anzumelden. Die eingehenden Informationen zu den audiovisuellen Produktionen werden nun auf Validität überprüft und durch das Ansprechen eines Matching-Tools mit dem Datenbestand abgeglichen, um eine neue Nutzung auf eine bestehende Dokumentation der audiovisuellen Produktion zuordnen zu können. Eine automatisierte Archivierung der gemeldeten Daten im PDF-Format sichert zudem den Erhalt der Daten und steht als Grundlage für eine mögliche manuelle Dokumentation zur Verfügung.