GEMA

Bessere Employee Experience durch Prozessorchestrierung mit Camunda

Industrie:
other
Region:
EMEA

Hauptvorteile

  • Standardbasierte Kollaboration
  • Offene Architektur
  • Orchestrierung verschiedener im Prozess eingebundener Systeme und User Tasks
  • Erhöhte Agilität
  • Gesteigerte Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter

Camunda Produkte

  • Camunda
  • Tasklist
  • Optimize

Dank Camunda konnte die GEMA den komplexen Kernprozess der Musikdokumentation, der verschiedene Systeme und manuelle Aufgaben umfasst, orchestrieren. Im Bereich der Werbespotdokumentation wurde so eine Automatisierung von 50 % erreicht. Repetitive Aufgaben sind deutlich weniger geworden, sodass sich die Mitarbeiter:innen vermehrt der verbleibenden manuellen Dokumentation widmen können.

Über die GEMA
In der GEMA haben sich Komponisten, Textdichter und Musikverleger als Urheber von Musikwerken zusammengeschlossen. Die GEMA nimmt die Rechte der Musikschaffenden in Deutschland und die Rechte von über zwei Millionen Rechteinhabern aus aller Welt wahr. Sie sorgt dafür, dass die Urheber und Musikverleger an den Einnahmen aus der Nutzung ihrer Musikwerke angemessen beteiligt sind.

Für dieses Fallbeispiel haben wir mit den GEMA-Mitarbeitern:innen Jens Kindermann, (Abteilungsleiter Produkte) sowie Kathrin Poske (Projektleiterin) und David Hammer (Business Analyst) gesprochen. Sie verantworten als Schwerpunkt die Musikdokumentation von Filmen und Serien sowie die Dokumentation und Verwaltung von Soundfiles. Unterstützt wird die GEMA seit der Einführung von Camunda von der cimt AG, einem langjährigen Camunda Partner.

Dokumentation von Musikstücken
Die Nutzung eines Musikstücks in einem Film, einer Serie oder einem Werbespot muss dokumentiert werden. Insgesamt verwaltet die GEMA deshalb ca. 1,5 Mio. audiovisuelle Produktionen und über 20 Mio. musikalische Werke, die in einer Datenbank dokumentiert werden. Die von der GEMA durch die Einräumung von Nutzungsrechten erzielten Erträge werden auf der Grundlage des GEMA-Verteilungsplans an die Berechtigten verteilt. Hier spielen beispielsweise die Häufigkeit der Ausstrahlung eines Films oder die Dauer, über die das Musikstück verwendet wird, eine Rolle. Einmal dokumentiert, kann die Nutzung immer wieder zugeordnet werden, beispielsweise, wenn ein Film erst im Kino erscheint, dann auf DVD verfügbar ist und anschließend im Free-TV ausgestrahlt wird.

Die eingehenden Anmeldungen zu Filmen und Serien erfolgten bislang über PDF-Dateien, die nachgelagerte Arbeitssteuerung auf der Basis von Excel-Dateien, sodass das Team um Jens Kindermann nach Alternativen suchte.

Wie kam es zur Einführung von Camunda?
Als man beschloss, die bisherige Anmeldung um ein Onlineportal zu erweitern, wurde auch der komplette darauf folgende Geschäftsprozess überarbeitet. Die Entscheidung, auf Camunda umzustellen, wurde nach einer Marktanalyse in 2019 getroffen. Ausschlaggebend waren v. a. Camunda Tasklist und die offene Architektur.

Schritt für Schritt zur Vollautomatisierung
Im Onlineportal haben Mitglieder und Lizenznehmer nun die Möglichkeit, Filme und Serien bei der GEMA anzumelden. Die eingehenden Informationen zu den audiovisuellen Produktionen werden nun auf Validität überprüft und durch das Ansprechen eines Matching-Tools mit dem Datenbestand abgeglichen, um eine neue Nutzung auf eine bestehende Dokumentation der audiovisuellen Produktion zuordnen zu können. Eine automatisierte Archivierung der gemeldeten Daten im PDF-Format sichert zudem den Erhalt der Daten und steht als Grundlage für eine mögliche manuelle Dokumentation zur Verfügung.

Allein um unseren Standard zu halten, müssen wir unsere Arbeit digitalisieren. Die Automatisierung und Orchestrierung von verschiedenen Systemen und manuellen Aufgaben spielen dabei eine große Rolle.
Jens Kindermann, Abteilungsleiter Produkte bei der GEMA

Nach diesem ersten, erfolgreich umgesetzten Projekt wurden weitere Elemente des End-to-End-Prozesses automatisiert:

  • Die Prüfung und das Matching auch für die gemeldeten Musikstücke in einer audiovisuellen Produktion wurde automatisiert.
  • Die Dokumentation für Werbespots erfolgt jetzt zu einem großen Teil automatisch: ca. 50 % können durch den neuen Prozess komplett automatisiert zugeordnet und dokumentiert werden.
  • Durch den Einsatz von DMN-Tabellen können vormals von Mitarbeitenden getroffene fachliche Bewertungen einer audiovisuellen Produktion automatisiert werden.

Wettbewerbsfähig dank Automatisierung und Orchestrierung
„Allein um unseren Standard zu halten, müssen wir unsere Arbeit digitalisieren. Die Automatisierung und Orchestrierung von verschiedenen Systemen und manuellen Aufgaben spielen dabei eine große Rolle“, so Jens Kindermann.

Besonders hebt die GEMA die folgenden Vorteile von Camunda hervor:

  • Die offene Architektur, die es ermöglicht, unterschiedliche Systeme einfach in den Prozess einzubinden.
  • BPMN als gemeinsame Sprache für IT, Business und Anwender erleichtert die Zusammenarbeit und erhöht die Agilität.
  • Das Altsystem zur Dokumentation von audiovisuellen Produktionen (auf Basis von Natural) wird nach und nach abgelöst. Zwar ist dieses noch im Prozess integriert, wird aber nur noch als Datenbank genutzt. Die Business-Logik wird durch den Einsatz von BPMN und Camunda außerhalb aufgesetzt.
  • Die Employee Experience ist gestiegen: Mitarbeitende sind motiviert, mit Camunda Tasklist zu arbeiten. Sie haben durch den neuen Prozess einen geringeren Aufwand in der verbleibenden manuellen Dokumentation und die repetitiven Aufgaben nehmen deutlich ab. 

Wie geht es weiter mit Camunda?
Camunda spielt bei der Weiterentwicklung der Arbeitsprozesse und der Datenverarbeitung in der Abteilung Produkte eine zentrale Rolle und soll beispielsweise bei der geplanten Vorgangssteuerung zum Einsatz kommen. Auch andere Bereiche innerhalb der GEMA planen einen verstärkten Einsatz von Camunda, um ihre (teils manuellen) Geschäftsprozesse End-to-End zu orchestrieren und zu automatisieren.

Verwandte Referenzen

Bereit, loszulegen?

Lernen Sie die Plattform kennen oder erhalten Sie eine Demo