Orchestrierung manueller Workflows
Mit Camunda Prozesse managen, die manuelle Interaktion erfordern
Workflow-Orchestrierung mit dem Menschen im Blick
In End-to-End-Geschäftsprozessen werden automatisierte Aufgaben häufig mit Tätigkeiten kombiniert, die von Menschen erledigt werden müssen, z. B. die Überprüfung und Genehmigung durch einen Manager. Zur Vermeidung von Verzögerungen ist es wichtig, dass diese Prozesse vollständig orchestriert sind. Beim Entwerfen von Prozessen benötigen Teams eine leichtgewichtige, einfach zu integrierende Lösung, die ihnen hilft, langsame, ineffiziente oder fehlerhafte manuelle Workflows auf Vordermann zu bringen.
Design
- Mit BPMN Prozesse erstellen, die sowohl manuelle als auch automatische Aufgaben dokumentieren und orchestrieren
- Erstellung von Formularen für Benutzeraufgaben per Drag-and-Drop, deren Verknüpfung mit Prozessen und Bereitstellung innerhalb von Sekunden
Automatisierung
- Schneller Einstieg mit Tasklist, einer sofort einsatzbereiten Oberfläche für manuelle Aufgaben
- Konnektivität mit den eigenen, benutzerseitigen Anwendungen mit voller Kontrolle über eine robust API
Optimierung
- Mit BPMN-Heatmaps Engpässe in manuellen Arbeitsabläufen erkennen
- Benutzerdefinierte Dashboards und Reports über die Prozess-Performance an Stakeholder übermitteln
Camunda |
Manuelle Workflows |
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Übliche Arbeitszuweisungsmuster wie Maker Checker, Sticky User, Content- oder Skill-basiertes Routing verwenden |
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Erhöhte Prozessflexibilität durch Nutzung von BPMN um Prozesse zu dokumentieren, Aufgaben in Stufen einzuteilen, und Aufgabenstornierungen oder Ausnahmen zu verwalten |
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Komplexe Prozesskontrollen, wie Eskalationen oder mehrstufige Genehmigungen, durchführen |
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Automatisch Aufgaben durchführen, wenn sich ein Task-Status ändert, ein SLA oder ein festgelegter Schwellenwert erreicht wurde |
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Senden von Benachrichtigungen via E-Mail, Telefon, SMS oder über andere Kanäle, wenn Aufgaben abgeschlossen sind oder ein Meilenstein erreicht wurde |
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Città di Lugano – Vertrauensbildung und Reduzierung zeitintensiver Aufgaben durch Camunda
Seit der Einführung von Camunda im Jahre 2019, konnte die Stadt Lugano die für bestimmte Verwaltungsaufgaben benötigte Zeit und die damit verbundenen Kosten um 90 % senken, die Anzahl der Online-Anträge für behördliche Genehmigungen und Bescheinigungen um 70 % steigern und das Vertrauen der Einwohner in die Stadtregierung deutlich erhöhen.
Integration manueller Workflows in die Prozessautomatisierung
Lang laufende Geschäftsprozesse erfordern oft, dass manuelle Tätigkeiten mit automatisierten Schritten kombiniert werden, sodass ein einheitlicher End-to-End-Workflow entsteht. Das Geheimnis der Rationalisierung interner Abläufe und der Schaffung besserer Kundenerlebnisse beginnt mit dem Wissen, wie man eine Kombination aus manuellen und gerätegesteuerten Prozessen orchestriert.
Wie Atlassian Camunda innerhalb seines Technologie-Stacks für Hyperautomation einsetzt
Atlassian hat mithilfe von Camunda einen leistungsfähigen Support-Bot erstellt, der unterschiedliche Systeme und Endpunkte, einschließlich Menschen, zu einem Technologie-Stack verbindet, der dazu beigetragen hat, die Bearbeitungszeiten für Tickets in einigen Fällen um 93 % zu reduzieren. Die durchschnittliche Antwortzeit verkürzte sich von 45-60 Minuten auf zwei Minuten.
Starten von manuellen Workflows mit einer integrierten Benutzeroberfläche
Tasklist ist eine sofort einsatzbereite Oberfläche für die Mitarbeiter eines Unternehmens, die an Prozessen arbeiten müssen. Zur einfachen Integration mit automatisierten Aufgaben ist sie eng in die Prozessausführung eingebunden. Tasklist eignet sich beim Aufbau Ihrer Prozessorchestrierung hervorragend für das Rapid Prototyping.
Möchten Sie Camunda mit Ihren eigenen Anwendungen verbinden? Dank der Open-Source-Bibliothek form-js und der Tasklist-API ist das ganz einfach.
Schnelle Formularerstellung für manuelle Workflows
Ein Drag-and-Drop Form Builder macht es einfach, Formulare für Benutzeraufgaben für manuelle Workflows zu entwerfen und einzusetzen. Fügen Sie UI-Komponenten zu einem Formular hinzu, konfigurieren Sie die Validierung für jedes Feld, und heften Sie das Formular in wenigen Minuten an ein BPMN-Prozessmodell an.
Wir sind hier, um zu helfen.
Unsere Prozessautomatisierungs-Experten helfen Ihnen gerne dabei, Ihre manuellen Workflows zu orchestrieren. Außerdem kann unser erfahrenes Beraterteam Sie bei jedem Schritt während der Umstellung unterstützen. Zudem bieten wir Trainings an, damit Ihr Team über alle nötigen Fähigkeiten zur Implementierung der Prozessautomatisierung mit Camunda verfügt.
Sind Sie bereit? Erfahren Sie, wie Sie Ihr Camunda-Erlebnis maximieren können.
Häufig gestellte Fragen
Was ist Orchestrierung manueller Workflows?
Die Orchestrierung manueller Workflows ist die durchgängige Koordination von Tätigkeiten, an denen Menschen, Systeme und Geräte innerhalb eines geregelten Prozesses beteiligt sind. Benutzeraufgaben, Genehmigungen und Übergaben werden im selben Modell erfasst wie automatisierte Schritte, sodass Teams den gesamten Ablauf entwerfen, ausführen und optimieren können. In Camunda lassen sich manuelle Aufgaben in BPMN modellieren, Formulare visuell erstellen und über Camunda Tasklist oder eine eigene Benutzeroberfläche per API ausführen. Betriebsteams behalten SLAs (Service Level Agreements), Zustandsänderungen und Ergebnisse im Blick und nutzen Heatmaps sowie Verzweigungsanalysen, um Engpässe zu erkennen sowie die Kunden- und Mitarbeitererfahrung zu optimieren. Dieser Ansatz mit dem Menschen im Blick stellt sicher, dass manuelle Schritte überprüfbar und gut abgesichert in digitale Abläufe eingebettet sind und laufend verbessert werden.
Warum müssen manuelle Workflows orchestriert werden?
Manuelle Arbeitsabläufe führen häufig zu Verzögerungen und Inkonsistenzen, besonders dann, wenn Aufgaben zwischen Teams, Tools und Kanälen hin- und herwechseln. Orchestrierung schafft eine zentrale Informationsquelle, die festlegt, wer zu welchem Zeitpunkt welche Aufgabe mit welchen Vorgaben oder Genehmigungen bearbeitet. Mit Camunda lassen sich SLAs durchsetzen und bei Erreichen von Schwellenwerten automatisch eskalieren, Benachrichtigungen bei Meilensteinen auslösen und Mitarbeitende mit Formularen anleiten, welche die Dateneingabe validieren und die tatsächliche Prozesslogik widerspiegeln. Ein gemeinsames Prozessmodell sorgt auch für die Abstimmung von Fachabteilung und IT, sodass Anpassungen bei Änderungen von Richtlinien oder Volumen einfacher werden. Das Resultat sind kürzere Durchlaufzeiten, höhere Qualität und bessere Erfahrungen, unabhängig davon, ob die Schritte manuell oder automatisiert ausgeführt werden. Erfolgsgeschichten von Kunden belegen die erheblichen Auswirkungen, darunter stark reduzierte Durchlaufzeiten und höherer Return on Investment durch die Orchestrierung manueller Aufgaben.
Welche Elemente sind für das Management manueller Workflows unerlässlich?
Für ein effektives Management manueller Workflows ist ein Zusammenspiel aus Entwurf, Ausführung und laufender Verbesserung nötig. Die für den Entwurf zuständigen Teams benötigen BPMN-Modellierung für manuelle und automatisierte Aufgaben sowie einen Formulargenerator, um Benutzeraufgabenformulare schnell zu erstellen, zu testen und zu implementieren. Bei der Ausführung unterstützt eine sofort einsatzbereite Tasklist die schnelle Bereitstellung, während offene APIs und die Open-Source-Bibliothek form-js die Integration eigener Benutzeroberflächen und des eigenen Brand Designs zulassen. Zur Laufzeit sollten Sie gängige Zuweisungsmuster wie Maker-Checker, Sticky User, inhalts- oder kompetenzbasiertes Routing anwenden, Kontrollmaßnahmen wie Eskalationen und mehrstufige Genehmigungen durchsetzen und auf Zustandsänderungen oder SLA-Schwellenwerte reagieren. Bei der Optimierung helfen Prozess-Heatmaps, Verzweigungsanalysen und anpassbare Dashboards dabei, Engpässe aufzudecken und gezielt zu beheben. So wird manuelle Arbeit planbar, nachvollziehbar und laufend verbessert.
Was sind gängige Anwendungsfälle für manuelle Workflows?
Gängige Anwendungsfälle umfassen Prozesse, in denen Menschen Ausnahmen überprüfen, genehmigen oder lösen müssen. Dazu gehören etwa Kundendienstfälle, Mitarbeiter-Onboarding und Zugriffsfreigaben, Schadenbearbeitung und Konfliktbeilegung, KYC-Prüfungen (Know Your Customer), Preis- und Rabattgenehmigungen oder auch operative Aufgaben wie Inhaltsüberprüfung oder Außendienstkoordination. In diesen Fällen sind Zuweisungsmuster, Aufgaben mit mehreren Schritten, zeitgebundene SLAs und Benachrichtigungen per E-Mail, Telefon oder SMS beim Erreichen von Meilensteinen hilfreich.
Ist eine Kombination aus manuellen Aufgaben und vollständig automatisierten Schritten möglich?
Ja. Durch die Orchestrierung manueller Workflows werden manuelle und automatisierte Aufgaben in einem Modell kombiniert. In Camunda stehen Benutzeraufgaben auf einer Stufe mit KI-Agenten, Serviceaufgaben, robotergesteuerter Prozessautomatisierung, API-Aufrufen und ereignisgesteuerten Schritten, die alle demselben BPMN-Prozess folgen. Aufgaben lassen sich in Phasen gruppieren und bei veränderten Bedingungen abbrechen oder neu zuweisen. Automatisierte Aktionen hingegen können basierend auf Zustand oder SLA-Schwellenwerten automatisch ausgelöst werden. Benachrichtigungen halten Stakeholder kanalübergreifend auf dem Laufenden. Bei Prozessen mit höherem Risiko sorgen mehrstufige Genehmigungen und Eskalationen für die nötige Kontrolle. Durch diese hybride Vorgehensweise können Sie zunächst mit manuellen Schritten starten und — wenn Richtlinien, Datenqualität und Benutzererfahrung im Laufe der Zeit optimiert werden — schrittweise stärker automatisieren, ohne Transparenz oder Überprüfbarkeit einzubüßen.
Wie gelingt der Einstieg in die Orchestrierung manueller Workflows mit Camunda?
Der Einstieg gelingt am besten, indem ein realer Prozess mit sichtbaren Übergaben und Verzögerungen gewählt wird, beispielsweise Genehmigungen, Fallbearbeitungen oder Auftragserfüllungen. Der Prozess wird in BPMN modelliert und mithilfe des Drag-and-Drop-Formulargenerators werden Benutzeraufgabenformulare erstellt, die Dateneingaben validieren und Mitarbeitende anleiten. Beim Rapid Prototyping kann der Prozess mit Tasklist ausgeführt werden; anschließend lässt sich eine eigene Benutzeroberfläche über die Tasklist-API oder form-js integrieren. Zuweisungsmuster, SLAs und Eskalationen sorgen dafür, dass Arbeit an die richtige Stelle gelangt und nicht liegenbleibt. Nach der Inbetriebnahme helfen Heatmaps, Verzweigungsanalysen und Dashboards, Engpässe zu identifizieren und den Durchsatz zu optimieren. Viele Teams beginnen mit Tasklist, um die Time-to-Value zu verkürzen, und entwickeln dann benutzerdefinierte Anwendungen, wobei Camunda weiterhin die Grundlage für die Orchestrierung bietet.
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