Das Handbuch der Prozessorchestrierung

Einführung

Viele Unternehmen streben eine echte End-to-End-Automatisierung an, bei der Prozesse nahtlos über Menschen, Systeme und Geräte hinweg ablaufen. Wenn Sie als Startup Ihr Unternehmen von Grund auf neu aufbauen, ist dieses Maß an Prozessautomatisierung leichter zu erreichen, als sich mit Legacy-Systemen herumzuschlagen.

Für die meisten Unternehmen gehört der Umgang mit Legacy-Systemen jedoch zum Alltag. Eine Umfrage von Tata Consultancy Services und AWS ergab, dass 70 % aller internationalen Unternehmen die Modernisierung von Legacy-Systemen als wichtigste, strategische Geschäftspriorität nennen. Diese Systeme jedoch ganz zu entfernen und komplett zu ersetzen, stört den Betrieb und ist kostspielig. Abgesehen von Legacy-Systemen können auch die Anzahl oder Vielfalt der Prozessendpunkte, die Prozesskomplexität und die Arbeit in Silos zu einer fehlerhaften oder ineffektiven Automatisierung beitragen. An dieser Stelle kommt die Prozessorchestrierung ins Spiel.

Was ist Prozessorchestrierung?

Die Prozessorchestrierung koordiniert die verschiedenen, flexiblen Komponenten (oder Endpunkte) eines Geschäftsprozesses und verbindet manchmal sogar mehrere Prozesse miteinander. Eine Prozessorchestrierung hilft Ihnen, mit bereits vorhandenen Mitarbeitern, Systemen und Geräten zu arbeiten und gleichzeitig selbst die ehrgeizigsten Ziele in der End-to-End-Prozessautomatisierung zu erreichen.

Erwartung

Branchenführender Automatisierungsgrad — Prozesse laufen nahtlos ab

Realität

Der Umgang mit verschiedenen komplexen Systemen kann zu Rückschlägen und Stagnation führen

In diesem Handbuch werden wir die folgenden Themen behandeln:

  • Definition des Begriffs Prozessorchestrierung und warum sie wichtig ist
  • Was für eine erfolgreiche Prozessorchestrierung wichtig ist

 

  • Beispiele aus der Praxis
  • Erläuterung, wie ein universeller Prozessorchestrator funktioniert

Heutzutage ist Automatisierung eine geschäftliche Notwendigkeit: 92 % aller IT-Experten sagen, dass Prozessautomatisierung bei der digitalen Transformation eine entscheidende Rolle spielt. Viele Unternehmen möchten ihre Prozesse so umfassend wie möglich automatisieren. Das ist ein ehrgeiziges Ziel und in der Realität nur schwer umzusetzen. 

Das liegt daran, dass Prozesse häufig lokal oder innerhalb eines einzelnen Softwaresystems, Teams oder Geräts automatisiert werden. Die meisten Prozesse jedoch — auch wenn sie einfach aussehen — folgen einer komplexeren Logik.

Ein E-Commerce-Prozess als Beispiel

Katrin bestellt auf der Website eines Fachgeschäfts Fliesen, da sie ihr Badezimmer renoviert. Sie stellt sicher, dass die Fliesen im Geschäft in ihrer Nähe verfügbar sind und dass sie sie am selben Tag abholen kann. Also wählt sie online beim Checkout „Abholung im Geschäft” aus. Sie erhält eine E-Mail, in der steht, dass ihre Bestellung innerhalb von zwei Stunden bearbeitet wird. Bevor sie Stunden später zum Geschäft fährt, ruft sie an, um sich zu vergewissern, dass die Fliesen tatsächlich verfügbar sind, denn sie hat nie eine weitere E-Mail oder Bestätigung erhalten, dass sie die Fliesen abholen kann. Der Mitarbeiter im Kundendienst sieht im System zur Auftragsabwicklung nach und teilt ihr mit, dass sie, was die Abholung in der Filiale angeht, an fünfter Stelle steht. Ihre Bestellung wird erst am Folgetag gegen Mittag bereitstehen.

Wie Sie sehen können, war Katrins Kundenerfahrung aufgrund von Verzögerungen, die durch eine fehlerhafte End-to-End-Prozessautomatisierung verursacht wurden, enttäuschend. Echte End-to-End-Prozesse umspannen viele Personen (oft in verschiedenen Teams oder Abteilungen), Softwaresysteme (z. B. Legacy-Systeme, SaaS, selbst entwickelte Software) und Geräte. Alle diese Komponenten tragen zur Ausführung des Prozesses bei und können als „Prozessendpunkt” betrachtet werden.

Eine Prozessorchestrierung koordiniert all diese Prozessendpunkte und verknüpft manchmal sogar mehrere Prozesse miteinander. Ohne Prozessorchestrierung haben Sie unzusammenhängende lokale Aufgaben und Automatisierungen, was u. a. zu den folgenden Herausforderungen führt:

Es ist von entscheidender Bedeutung, diese Herausforderungen zu meistern, um den Automatisierungsgrad in Ihrem Unternehmen zu erhöhen. Und dafür benötigen Sie eine Orchestrierung Ihrer Prozesse.

Fehlerhafte End-to-End-Automatisierung

Da lokale Automatisierungen nicht miteinander integriert sind, ist der End-to-End-Prozess nicht vollständig automatisiert (wie im E-Commerce-Beispiel).

Mangelndes Verständnis

Der End-to-End-Prozess ist nicht vollständig sichtbar und wichtige Kennzahlen sind schwer nachzuverfolgen.

Mangelnde Flexibilität

Eine Änderung des End-to-End-Prozesses ist schwierig, da dies potenziell auch Änderungen in vielen anderen Systemen verursacht.

Wann also ist Prozessorchestrierung notwendig?

Einfach ausgedrückt benötigen Sie eine Software zur Prozessorchestrierung, wenn Ihr Prozess die folgenden Merkmale aufweist:

Vielfalt an Endpunkten
Umfasst mehrere Prozessendpunkte (Menschen, Systeme, Geräte)
Prozesskomplexität

Beinhaltet eine komplexere Logik als nur eine einfache Abfolge von Schritten

Vielfalt an Endpunkten

Jeder Prozess besteht aus Aufgaben. Damit der Prozess ausgeführt wird, müssen Sie die Ausführung der Aufgaben koordinieren. Eine Software zur Prozessorchestrierung führt den Prozess aus, aber nicht die Aufgaben an sich. Die Aufgaben werden stattdessen von Endpunkten ausgeführt, bei denen es sich um Menschen, Softwaresysteme oder physische Geräte handeln kann.

Menschen

Systeme

Geräte

Je vielfältiger diese Endpunkte sind, desto dringender benötigen Sie eine leistungsstarke Software zur Prozessorchestrierung, mit der Sie diese Endpunkte schnell und flexibel integrieren können. Beispielsweise können Mitarbeiter mit unterschiedlichen Front-End-Geräten oder Anwendungen arbeiten, die ihre Aufgaben ausführen, wenn sie über eine API aufgerufen werden.

Prozesskomplexität

Wir sagten ja, dass Sie zur Ausführung eines Prozesses die Ausführung seiner Aufgaben koordinieren müssen. Dieser Punkt ist auch bei der Prozesskomplexität relevant. Diese Koordinierung basiert auf einer spezifischen Logik, die in der realen Arbeitswelt selten eine einfache Abfolge von Schritten ist.

Prozesslogik ist normalerweise viel komplexer und muss durch erweiterte Workflow-Muster beschrieben werden, auf die wir im nächsten Abschnitt eingehen.

Beim Umgang mit Prozesskomplexität treten hauptsächlich zwei große Herausforderungen auf:

  • Alignment: Komplexe End-to-End-Prozesse zu entwerfen, einzusetzen und zu optimieren, erfordert eine Zusammenarbeit zwischen Stakeholdern, die technisches Wissen besitzen und denen, die keines besitzen. Dies ist nur schwer umzusetzen.

  • Skalierbarkeit und Resilienz: Die Ausführung von Prozessen über Endpunkte hinweg muss zuverlässig und skalierbar sein. Bei einem E-Commerce-Anbieter kann es beispielsweise vorkommen, dass die Zahl der Online-Bestellungen so stark ansteigt, dass eine system- und personenübergreifende Verarbeitung erforderlich ist. Ein Orchestrator muss Transaktionsspitzen verarbeiten können. Oder er muss eine hohe Verfügbarkeit bieten, indem er beispielsweise die Orchestrierungslogik in einer redundanten Bereitstellung über mehrere Rechenzentren laufen lässt.

Erweiterte Workflow-Muster

Einblick in Geschäftsprozesse aus der Praxis

Bei vielen Softwareprodukten wird behauptet, dass sie eine End-to-End-Prozessautomatisierung unterstützen, unabhängig davon, ob deren Fokus auf RPA, iPaaS oder der Orchestrierung von Microservices liegt. Die Prozesslogik, die sie implementieren, bietet in der Regel jedoch nur ganz einfache Workflow-Muster: Abfolge von Schritten, Wenn/dann-Verzweigungen oder die parallele Ausführung von Schritten.

Dies mag für die Automatisierung lokaler Aufgaben (z. B. die Arbeit eines Anwendungsbenutzers in der Benutzeroberfläche, die durch RPA automatisiert werden kann) oder für einfache Integrationsabläufe (zum Verschieben von Daten von einer Anwendung in eine andere mit einem iPaaS-Tool) ausreichen, aber wie gesagt, die meisten Prozesse sind nicht so einfach und erfordern erweiterte Workflow-Muster.

Beispiel für erweiterte Workflow-Muster — modelliert im BPMN-Standard

Bei den meisten dieser Muster geht es darum, auf Ereignisse zu reagieren oder komplexe Geschäftsprozesslogik über mehrere Endpunkte hinweg zu verarbeiten. Standards zur Prozessmodellierung wie BPMN wurden entwickelt, um diese erweiterten Workflows zu modellieren und auszuführen. Modellierungstools, die BPMN unterstützen, ermöglichen eine wesentlich effektivere Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Stakeholdern eines Prozesses, z. B. zwischen Geschäftsanwendern und Entwicklern. Darüber hinaus gewährleisten Ausführungstools, die BPMN unterstützen, eine zuverlässige, skalierbare Orchestrierung des End-to-End-Prozesses, trotz seiner Komplexität.

Einige Beispiele für erweiterte Workflow-Muster aus der Praxis

Dynamische parallele Ausführung

Problem, das die Prozessorchestrierung löst: Dynamische Koordinierung vieler Aufgaben zur selben Zeit

Beispiel: Ähnlich wie Katrin haben zehn Kunden über das E-Commerce-System eines Fachgeschäfts für Bodenbeläge eine Bestellung aufgegeben, die sie im Geschäft persönlich abholen möchten. Der Händler muss im Anschluss zehn Bestellpositionen bearbeiten, die im Lager abgeholt und aus dem Online-Bestand entfernt werden müssen. Wenn eine Bestellung eingeht, müssen Prozesse parallel ablaufen und dazu müssen 1-5.000 Aufgaben zur Laufzeit dynamisch koordiniert werden.

Nachrichtenkorrelation & -abbruch

Problem, das die Prozessorchestrierung löst: Mangelnde Nachrichtenkorrelation

Beispiel: Ein Kunde versucht online, ein Problem zu lösen und ruft anschließend im Kundencenter an. Er wird höchstwahrscheinlich frustriert sein, wenn der Servicemitarbeiter nicht weiß, was bereits online versucht wurde (z. B. Stornierung der Bestellung). Das Unternehmen benötigt eine Kundennummer oder einen eindeutigen Identifikator, der die Online-Ereignisse mit dem Telefonanruf des Kunden korrelieren kann. Das mag sich trivial anhören, aber diese Korrelation ist eine technische Herausforderung — vor allem im großen Maßstab.

Zeitbasierte Eskalation

Problem, das die Prozessorchestrierung löst: Eskalation von Prozessen, die nicht in einem bestimmten Zeitrahmen abgeschlossen wurden

Beispiel: Ein Dienstleistungsunternehmen stellt einem Kunden eine Rechnung aus, die nicht fristgerecht beglichen wird. Eine Buchhaltungssoftware fordert den Kunden mit einer automatisierten E-Mail, die von der geschäftlichen E-Mail-Adresse des Dienstleisters stammt, zur Zahlung der Rechnung auf. In diesem Fall wird der Prozess sowohl über die geschäftliche E-Mail-Adresse als auch über das Buchhaltungssystem des Unternehmens koordiniert.

Das Gesamtbild

Prozessorchestrierung und der Automatisierungsmarkt

Ihr Bedarf an Technologie zur Prozessorchestrierung hängt davon ab, wie komplex Ihre Prozesse und wie vielfältig Ihre Endpunkte sind.

Die Entscheidung für den Einsatz von Prozessorchestrierungstechnologie ist oft nicht binär. Prozessorchestrierung wird in der Regel mit anderen Technologien kombiniert, um den Automatisierungsbedarf Ihres Unternehmens vollständig abzudecken. Beispielsweise können einige der lokalen Automatisierungstools (z. B. RPA-Produkte) tatsächlich in Kombination mit einem echten Prozessorchestrator verwendet werden.

Oben links

Sie haben möglicherweise viele Prozesse, die alle innerhalb eines Softwareprodukts ablaufen (das Sie entweder gekauft oder selbst entwickelt haben), z. B. ein CRM, ERP oder HRIS. Das bedeutet, dass womöglich ein Prozessorchestrator eingebettet ist, der im Hintergrund agiert.

Oben rechts

Je mehr Prozesse über verschiedene Endpunkte hinweg ablaufen (z. B. über Ihr CRM- und ERP-System) und je mehr sie Ihren tatsächlichen End-to-End-Prozess widerspiegeln (und eine gewisse Komplexität aufweisen), desto mehr benötigen Sie einen eigenständigen Prozessorchestrator.

Unten links

Wenn Sie nicht viele Prozesse oder keine große Vielfalt an Endpunkten haben, kann eine einzige Software ausreichend sein.

Unten rechts

Wenn sich Ihre Prozesse über verschiedene Endpunkte desselben Typs erstrecken (z. B. nur Legacy-Systeme, API-Endpunkte oder Microservices) und wenn es sich nicht wirklich um End-to-End-Prozesse handelt, sondern eher um einfache, lokale Abläufe, dann könnte ein RPA-, iPaaS- oder Microservices-Orchestrator ausreichen.

Der Technologie-Stack für Hyperautomation

Wie Camunda
Platform funktioniert

Camunda hat Organisationen auf der ganzen Welt dabei geholfen, an komplexen Geschäftsprozessen, die Menschen, Systeme und Geräte umfassen, zusammenzuarbeiten und sie in nahtlose Kundenerlebnisse umzuwandeln — und das in großem Umfang. 

Camunda Platform wurde entwickelt, um eine universelle Konnektivität zu ermöglichen, die eine nahtlose Integration mit allen Endpunkten ermöglicht, die End-to-End-Geschäftsprozesse ausmachen — von Microservices bis hin zu Legacy-Systemen und allem dazwischen. Dies wird durch ein Konnektivitäts-Ökosystem erreicht, das sofort einsatzbereite Konnektoren umfasst, die mit der Plattform ausgeliefert werden, sowie durch ein Integrationsframework, das die Erstellung von Konnektoren beschleunigt — die dann alle in einer Low-Code-Modellierungsumgebung wiederverwendet werden können.

Zusammenarbeit zwischen Business und IT

Fachbereiche und IT arbeiten über einen intuitiven visuellen Modellierer zusammen, der BPMN- und DMN-Standards einhält, sodass Teams die Komplexität moderner Geschäftsprozesse einfach modellieren können. Die Modellierung mit Camunda Platform beschleunigt die Entwicklung und reduziert den Wartungsaufwand realer Geschäftsprozesse, so dass Ihr Unternehmen ohne kostspielige Verzögerungen reagieren und agil arbeiten kann.

Nachdem die Teams gemeinsam Prozesse entworfen haben, können diese Prozesse über Zeebe, die Cloud-native Workflow Engine, auf der Camunda Platform basiert, zur Ausführung bereitgestellt werden. Die Engine stellt sicher, dass Prozesse schnell und zuverlässig ausgeführt werden, indem sie eine unbegrenzte horizontale Skalierbarkeit, eine gleichbleibend niedrige Latenzzeit und eine Failover-Architektur ermöglicht, die eine äußerst hohe Verfügbarkeit für unternehmenskritische Prozesse bietet.

Wo und wie fängt man am besten an? Wählen Sie einfach ein kleines Pilotprojekt als Proof of Concept (PoC) aus, das den Mehrwert der End-to-End-Prozessorchestrierung für die wichtigsten Stakeholder demonstrieren kann. Stellen Sie eine kleine Gruppe von Entwicklern zusammen, die für die Durchführung des PoC verantwortlich ist. Wählen Sie ein Projekt, das maximal innerhalb eines Monats abgeschlossen werden kann und das sich positiv auf einen wichtigen internen Prozess oder die Kundenerfahrung auswirkt.

Alignment erreichen und Integration mit dem Technologie-Stack

Durch die Nutzung der BPMN- und DMN-Standards mit Camunda Modeler kann das PoC-Team Workflows in einem Flowchart-Diagramm entwerfen und modellieren, das sowohl von IT- als auch von Business-Stakeholdern leicht verstanden werden kann, wodurch Alignment erreicht wird. Die Modellierung in der Cloud ermöglicht eine einfache Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten. Das Prozessmodell umfasst die Personen, Systeme und Geräte, die für einen bestimmten Prozess am wichtigsten sind. Der PoC kann innerhalb Camunda Platform gestartet, abgeschlossen und ausgewertet werden.

Camunda Platform lässt sich einfach in Ihre vorhandene Technologie integrieren. Camunda bietet sofort einsatzbereite Konnektoren, mit denen gängige Endpunkte einfach in Prozessmodelle integriert werden können, sowie ein entwicklerfreundliches Integrationsframework, damit Teams Konnektoren für Legacy-Systeme und Spezialsoftware erstellen können.

Camunda Platform kann alles End-to-End orchestrieren, einschließlich Legacy-Systeme, Microservices, RPA-Bots, APIs, KI/ML-Tools, IoT-Geräte und mehr. Die Prozessabläufe basieren auf dem Modell, das Sie in BPMN erstellt haben.

Business- und IT-Stakeholder können mit Camunda Modeler zusammenarbeiten. Sie können Prozesse live erstellen und mithilfe von Kommentaren kommunizieren.

Prozessorchestrierung im großen Stil

Mithilfe der  Cloud-nativen Workflow-Engine Zeebe können Sie Prozesse in großem Umfang automatisieren. Da Zeebe nicht von einer externen Datenbank abhängig ist, gibt es bei Ihren Prozessen keine Leistungsengpässe. Es ist einfach, die Verarbeitung über einen Cluster zu verteilen, um einen hohen Durchsatz zu erzielen. Das bedeutet, dass Sie ein hohes Transaktionsvolumen bei geringer Latenzzeit verarbeiten können. Zeebe ist außerdem gegen Ausfallzeiten und Datenverlust abgesichert und bietet daher eine Ausfallsicherheit auf Unternehmensniveau.

Kontinuierliche Optimierung Ihrer Prozesse

Zur Visualisierung der Prozessschritte bietet unsere Plattform Heatmaps. Sie erhalten somit mehr Informationen über Ihre Prozesse und können den Prozessablauf optimieren.

Camunda bietet leistungsstarke Berichterstellungs-, Dashboard- und Datenfilterfunktionen, mit denen IT-Teams und Business Stakeholder die wichtigsten Daten anzeigen können. Außerdem stehen vollständig anpassbare Warnmeldungen zur Verfügung, die den Stakeholdern helfen, in Echtzeit auf dem Laufenden zu bleiben.

Example of a process heat map in Camunda Platform
Beispiel einer Prozess-Heatmap in Camunda Platform

Abschließende Überlegungen

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine Technologie zur Prozessorchestrierung dann am sinnvollsten ist, wenn sich Ihre Geschäftsprozesse über eine Vielzahl von Prozessendpunkten erstrecken und durch eine komplexere Logik als nur eine einfache Abfolge von Schritten beschrieben werden. Komplexe Prozesse erfordern jedoch keine komplexe Technologie. Ein universeller Prozessorchestrator wie Camunda kann sowohl leistungsstark als auch entwicklerfreundlich sein.

Die Vorteile, die die Prozessorchestrierung bietet, können Ihrem Team helfen, das Beste aus der Automatisierung herauszuholen und ein branchenführendes Effizienzniveau zu erreichen.

Legen Sie noch heute mit der Prozessorchestrierung los