Camunda Platform
Gewerbliches Leasing erfordert eine große Menge an Dokumentation und Papierkram, egal mit welchem Unternehmen Sie zusammenarbeiten. Aber wenn Sie eine der größten herstellerunabhängigen Leasinggesellschaften in Deutschland sind, wird die Menge der zu bearbeitenden Dokumente, um wichtige Geschäftsfunktionen zu gewährleisten, schnell überwältigend. Die SüdLeasing hat sich daher für Camunda entschieden, um die intelligente Dokumentenerfassung und -verarbeitung (IDP) in ihren Workflows für das Kunden-Onboarding und die Kreditabwicklung zu orchestrieren.
Bisher mussten Kunden alle benötigten Dokumente, einschließlich Leasingverträge oder Rechnungen, einscannen, hochladen und per E-Mail als Anhang an das Unternehmen senden. Anschließend mussten die Mitarbeiter jede einzelne E-Mail überprüfen, um sicherzustellen, dass alle gescannten Dokumentseiten erfasst wurden und alle erforderlichen Informationen in der Dokumentation enthalten waren. Diese Tätigkeiten waren sehr zeitaufwändig, da Fehler beim Einscannen häufig dazu führten, dass Seiten durcheinander oder in falscher Reihenfolge zusammengestellt oder abgeschnitten wurden und wertvolle Informationen fehlten.
„Es war so viel manuelle Arbeit nötig, um diese Dokumente in Ordnung zu bringen“, erklärte Martin Busley, Senior Developer bei SüdLeasing. „Für unsere Mitarbeiter war es ein echtes Chaos.“
Und nach dem Zusammenfügen der Dokumente waren die manuellen Tätigkeiten nicht erledigt. Die Mitarbeiter mussten jedes Dokument noch manuell mit vorgegebenen Labels klassifizieren und in das Dokumentenmanagementsystem (DMS) der SüdLeasing hochladen. Insgesamt war der Prozess mühsam, dauerte lange und war dennoch sehr fehleranfällig. Im größeren Maßstab führte dieses System dazu, dass die verschiedenen Abteilungen nicht aufeinander ausgerichtet waren. Informationen wurden nicht abteilungsübergreifend geteilt, und dem Unternehmen entgingen eventuell die Vorteile, die sich aus skalierbaren, transparenten Geschäftsprozessen ergeben.
Da wurde Busley und seinem Team klar, dass sie einen besseren Weg finden mussten, diese Dokumente zu verarbeiten – und sie in ihre Geschäftsprozesse zu integrieren, um die Effizienz und Genauigkeit der Mitarbeiter zu verbessern.
Die SüdLeasing begann 2019 damit, Teile des Leasinggeschäfts schrittweise zu automatisieren und konzentrierte sich im Jahr 2024 auf Prozesse, die die Kleinunternehmenskunden unterstützen.
Ziel war es, den Vertrags- und Rechnungseingangsprozess für diese Kunden so weit wie möglich zu automatisieren, um den Mehrwert des Zeitaufwands zu maximieren, den Mitarbeiter für diese Verträge aufbringen. Die Mitarbeiter sollen dadurch mehr Zeit für komplexere und wichtigere Tätigkeiten in anderen Geschäftsbereichen haben.
SüdLeasing entschied sich für die Zusammenarbeit mit BuildSimple, um Dokumente intelligent zu prüfen und die notwendigen Informationen zu extrahieren, benötigte aber noch eine zentrale Orchestrierung, um diese Informationen in die Geschäftsprozesse zu integrieren, die auf diese Daten angewiesen sind. Und genau da kommt Camunda ins Spiel.
SüdLeasing nutzte die BPMN-Modellierungsfunktionen von Camunda, um den Dokumentenprozess zu gestalten und die Zusammenarbeit zwischen der IT und den Geschäftsanwendern zu stärken, die zuvor alles manuell erledigten.
„Das Alignment zwischen Fachabteilungen und IT ist [für uns] ebenfalls sehr wichtig“, sagt Tobias Schäfer, BPMN-Berater bei envite, der mit dem SüdLeasing-Team zusammenarbeitet. „Die Arbeit mit dem Prozessmodell hilft Geschäftsanwendern, richtig mit der IT zusammenzuarbeiten.“
Das Team verlässt sich auf die Prozessüberwachungsfunktionen von Optimize, um die Fehlererkennung und die Behandlung von Vorfällen zu beschleunigen und eine kontinuierliche Verbesserung zu ermöglichen.
Der neue Prozess beginnt mit der Unterscheidung zwischen Dokumenten, die von SüdLeasing stammen (wie etwa Verträge) oder von Kunden (wie etwa eine Bilanz), indem auf allen Dokumenten, die von SüdLeasing stammen, ein QR-Code aufgedruckt wird. Dieser QR-Code ermöglicht es, diese Dokumente zu sortieren und zu verarbeiten, ohne eine KI-Lösung zu verwenden, was dem Unternehmen Zeit und Geld spart. Vom Kunden stammende Dokumente werden dann an BuildSimple gesendet, das intelligente Dokumentenverarbeitungstool für die Informationsextraktion und -validierung. Während dieser Verarbeitung werden automatisch grundlegende Informationen extrahiert und mit der Kundendatenbank abgeglichen, um zu bestimmen, welcher Prozess als nächstes im Workflow gestartet werden muss. Alle Dokumente, die im XML-Format vorliegen, werden der Einfachheit halber ebenfalls in PDF konvertiert. Dieser Vorgang dauert jetzt maximal 2 Minuten, während Benutzer zuvor ein Vielfaches dieser Zeit benötigten, um Dokumentinformationen manuell zu überprüfen, zu korrigieren und zu extrahieren.
Camunda orchestriert außerdem mehrere Kafka-Konnektoren, die mit anderen Systemen kommunizieren, indem sie signalisieren, dass Kunden Dokumente gesendet haben, sodass die richtigen Prozesse ausgelöst werden können. Schließlich kann ein Mensch die endgültige Entscheidung treffen, welche Dokumente in das Dokumentenmanagementsystem der SüdLeasing hochgeladen werden, wodurch der Aufnahmeprozess abgeschlossen wird.
Mit Camunda als zentralem Plattform-Orchestrator und unter Verwendung der KI-Lösung BuildSimple kann die SüdLeasing GmbH jetzt 200 Dokumente pro Woche verarbeiten. Noch erstaunlicher ist, dass 80-90 % dieser Art der Dokumentenbearbeitung jetzt vollständig automatisiert sind, was eine drastische Steigerung der Dokumentengenauigkeit, der Mitarbeitereffizienz und der Mitarbeiterzufriedenheit ermöglicht.
Das Team hat auch eine starke Korrelation zwischen der Implementierung von Camunda-gestützter IDP und einem Anstieg der Gesamtzahl der vom Unternehmen bearbeiteten Verträge festgestellt, was sich positiv auf die Kundenbetreuung auswirkt – und auf den Umfang und die Anzahl der Kunden, die SüdLeasing nun unterstützen kann.
Innerhalb des intelligenten Prozesses der Dokumentenerfassung ist der nächste Schritt die Automatisierung, um den Prozess zu optimieren und die Anzahl der Entscheidungen zu minimieren, die Menschen treffen müssen, um zu bestimmen, welche Dokumente in das Dokumentenmanagementsystem hochgeladen werden sollen.
In größerem Rahmen arbeitet das Team der SüdLeasing derzeit daran, ihr über 20 Jahre altes, selbst entwickeltes DMS durch Camunda 8 zu ersetzen. Das derzeitige System wird immer mehr obsolet und unzuverlässiger. Darüber hinaus sieht das Team dieses notwendige Upgrade als Chance, mehr operativen Wert aus dem DMS zu ziehen.
„Wir möchten nicht nur Binärdokumente speichern, sondern auch die Dokumentenverarbeitung in das System integrieren und diese Prozesse in C8 ausführen“, sagte Busley.
Durch die Umgestaltung der dokumentationspflichtigen Genehmigungsprozesse mit C8 könnte das Team beispielsweise den Dokumentenkontext überflüssig machen. Um diese Prozesse auszulösen, müssen die Geschäftsanwender derzeit „Dummy“-Dokumente erstellen, auch wenn der Prozess eigentlich keine Dokumentation erfordert. Mit C8 ist kein Dokumentationskontext erforderlich. Diese eine Änderung macht den Prozess schneller und effizienter und trägt dazu bei, dass Mitarbeiter bei der SüdLeasing mehr Zeit für wichtigere Aufgaben und Kunden haben.
