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Was ist BPMN (Business Process Model and Notation)?

Erfahren Sie, wie BPMN Alignment in Teams ermöglicht, kreative Problemlösungen bietet und die Entwicklung beschleunigt.

Die (gar nicht so) geheime Macht von BPMN

Kommunikation ist nicht immer einfach, insbesondere in den heutigen, modernen Teams. Eine kürzlich durchgeführte Befragung von 600 IT-Experten ergab, dass 95 % der Meinung sind, dass eine gute Zusammenarbeit zwischen Business- und IT-Abteilungen für eine erfolgreiche Prozessautomatisierung von entscheidender Bedeutung ist.


Eine klare und effektive Kommunikation ist in Unternehmen besonders wichtig. Da End-to-End-Geschäftsprozesse komplex sind, erstrecken sie sich oft über verschiedene Abteilungen, Personen und externe Systeme. Aufgrund der Prozesskomplexität und der vielen im Hintergrund agierenden Technologien ist es oft schwierig darzustellen, was genau abläuft.

Was ist BPMN?

BPMN 2.0 stellt komplexe Prozesse grafisch dar und löst somit zahlreiche Probleme. Der Standard wird von der gemeinnützigen OMG (The Object Management Group) verwaltet und international in vielen Organisationen eingesetzt. Die visuelle Natur von BPMN ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams. Dies ist nicht überraschend, da Studien gezeigt haben, dass das menschliche Gehirn Bilder 15,4 Mal schneller verarbeiten kann als Text.

Mit einem offenen Standard wie BPMN ist Folgendes möglich:

Sehr gute Übersicht darüber, wie ein komplexer End-to-End-Geschäftsprozess funktioniert

Prozessoptimierung zur Steigerung von Leistung und Effizienz

Weniger sich wiederholende Aufgaben und Mitarbeiter erkennen mehr Fehler

Höhere Innovation, da Business- und IT-Abteilungen effektiver zusammenarbeiten

visual process models

Teamübergreifende, einheitliche Vorgehensweise dank Prozessmodellen

Die Erstellung visueller Prozessmodelle macht Prozesse verständlicher und es ist einfacher, sich zu ihnen auszutauschen und sie im Auge zu behalten. Da BPMN einen Prozess grafisch darstellt, können Mitarbeiter unabhängig von beruflicher Erfahrung und Fachwissen das Modell lesen. 

Die visuelle Darstellung eines komplexen Prozesses schlägt eine Brücke zwischen den Anforderungen des Unternehmens und den technischen Möglichkeiten. Teams können sich so auf ein Design festlegen, bevor Code geschrieben wird. Sie können einen Prozess anhand der Daten aus dem Prozess selbst iterativ optimieren.

Transparenz bei komplexen Prozessen

Die meisten Mitarbeiter verstehen Prozesse und Workflows in ihrem Unternehmen nur begrenzt. Ihr Fachwissen bezieht sich in der Regel auf ihr spezielles Fachgebiet, was zu einem unvollständigen Bild führt, das Zusammenarbeit und Innovation nicht gerade fördert.

BPMN-Tools sollten verschiedene Möglichkeiten bieten, teamübergreifend gemeinsam an einem Prozessmodell zu arbeiten. Da es immer mehr verteilte Teams gibt, können Produktivität und Kreativität deutlich gesteigert werden, wenn Modelle remote (und asynchron!) entworfen werden.

Eine weitere Möglichkeit ist das direkte Einbetten eines Modells auf einer internen Webseite, damit allgemein verständlich ist, wie Workflows ausgeführt werden. Außerdem kann zum Beispiel ein Dashboard geteilt werden, das den Prozesszustand zeigt. Die Bereitstellung eines Artefakts stellt auch sicher, dass das Fachwissen nicht verloren geht, wenn die Person, die die Prozesse erstellt hat, in ein anderes Team oder eine andere Geschäftseinheit wechselt.

Fachwissen in Innovation umwandeln

Wenn eine bunt gemischte Gruppe gemeinsam an einem Problem arbeitet, fallen die Ergebnisse innovativer aus. Wenn Mitarbeiter aus technischen und nicht-technischen Teams ein Problem lösen sollen, können Wissenslücken aufgedeckt werden und man gelangt wahrscheinlich zu einer ganzheitlicheren Lösung.

Entwickler sind in der Regel weniger am finanziellen Aspekt interessiert. Sie lösen komplexe Probleme lieber durch Code. Eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen beiden Parteien kann jedoch schwierig sein, wenn ein Prozess nicht auf einfache Weise dargestellt werden kann. 

Dank BPMN können Teams Probleme zudem agiler lösen. Sie können auch schnell eine MVP-Lösung (Minimum Viable Product) erstellen, mit der das entsprechende Problem behoben werden kann. Anschließend können Sie datengestützte Optimierungen iterativ vornehmen und die neueste Version im nächsten Entwicklungszyklus deployen.

Hier kann BPMN helfen, teamübergreifendes Alignment zu schaffen und die Prozesskonzeption verständlicher zu machen. Die Kombination des visuellen Aspekts von BPMN mit einer benutzerfreundlichen Prozessmodellierung fördert innovative Lösungen.

Rationalisierung der Entwicklung

Da BPMN ausführbar gemacht werden kann, kann ein Prozess vollständig konzipiert werden, bevor Entwicklungszeit investiert wird. Entwickler müssen keine Zeit mit dem Schreiben von Code verschwenden, der in einer zweiten Iteration überarbeitet werden muss, da sich alle Beteiligten bereits im Vorfeld über den Umfang und die Lösung einig sind.

Weitere Vorteile für Entwickler:

Schnellere Abstimmung bezüglich des Umfangs der Prozesslösung

Größerer Fokus auf die Implementierung der Geschäftslogik selbst statt auf Routing und Orchestrierung

Effizientere Prozessausführung

Rationalisierter Entwicklungsaufwand durch wiederverwendbaren Boilerplate-Code und Connectors

Out-of-the-Box-Scheduler und persistenter Zustand unter Verwendung einer Workflow-Engine mit BPMN

Einfachere Lösungen für allgemeine technische Probleme, wie die Anwendung des Saga-Entwurfmusters

Reduzierter Programmieraufwand mit erweiterten Symbolen wie Timern, Kompensation und Gateways

Gängige Workflow-Muster, bei denen BPMN hilfreich ist

Bei Geschäftsprozessen treten oft unabhängig von Branche oder Anwendung ähnliche Schwierigkeiten auf. Infolgedessen wurden mehrere Workflow-Muster entwickelt, die diese Probleme lösen können. 

Diese Muster behandeln komplexe Geschäftsprozesslogik über mehrere Endpunkte hinweg, B. die parallele Ausführung von Prozessflüssen, Nachrichtenkorrelation, die Eskalation von Ereignissen oder den Umgang mit einem schwerwiegenden Fehler.

Beispiel für ein BPMN-Diagramm

Dieser Anwendungsfall für BPMN, der von OMG erstellt wurde, wird häufig angeführt, um eine Interaktion darzustellen. Da wir die Interaktion zwischen dem Kunden, der eine Pizza bestellt, und dem Lieferanten, der sie zubereitet, explizit modellieren wollen, nennen wir sie „Teilnehmer“ und geben jedem einen eigenen Pool.

Pizzabestellung

Beispiele für erweiterte Workflow-Muster

Dynamische parallele Ausführung

Mit BPMN ist es einfach, viele parallel verlaufende Aufgaben darzustellen und zu koordinieren.

Einfaches Beispiel: Ein Kunde kauft mehrere Artikel im Online-Shop eines E-Commerce-Anbieters. Während des Bestellvorgangs muss die Liste der bestellten Artikel geprüft werden, um sicherzustellen, dass sie im Lager noch verfügbar sind.

Diese Schritte beeinflussen wahrscheinlich auch andere Systeme im Unternehmen, B. ERP-Systeme im Finanzbereich, CRM-Software oder Systeme für Lieferketten und Logistik.

Nachrichtenkorrelation & -abbruch

Dank BPMN ist es einfacher, eindeutige Identifikatoren zu verbinden und Prozessinstanzen abzubrechen, was normalerweise eine schwierige Aufgabe ist.

Einfaches Beispiel: Nachdem ein Kunde versucht hat, eine Bestellung über das Kundenportal zu stornieren, ruft er das Kundencenter an und bittet um Hilfe. Leider weiß der Kundendienst-Mitarbeiter nicht, was der Kunde bereits versucht hat, und er hat keine eindeutige Identifikationsnummer, auf die er sich beziehen und die ihm weiterhelfen könnte.

Die Unterbrechung eines Workflows mit Hunderten von Aufgaben, die sich über mehrere verteilte Systeme erstrecken, kann ohne den Einsatz von BPMN und einer Workflow-Engine schwer zu bewerkstelligen sein.

Zeitbasierte Eskalation

BPMN hilft, einen Prozess zu eskalieren, wenn er nicht innerhalb eines festgelegten Zeitraums abgeschlossen wird.

Einfaches Beispiel: Ein Dienstleistungsunternehmen stellt einem Kunden eine Rechnung aus, die nicht fristgerecht bezahlt wird. Die Buchhaltungssoftware des Dienstleisters fordert den Kunden mit einer automatischen E-Mail zur Begleichung der Rechnung auf. 

In diesem Fall wird der Prozess sowohl über die geschäftliche E-Mail-Adresse als auch über das Buchhaltungssystem des Unternehmens koordiniert.

Drei BPMN-Mythen entlarvt

Wenn man mit BPMN nicht vertraut ist, können einen die zahlreichen Optionen überfordern. In BPMN können komplexe Workflows visuell dargestellt werden, aber dazu sind zahlreiche Symbole notwendig.

BPMN ist komplex

Die Notation wurde entwickelt, um komplexe Geschäftsprozesse visuell darzustellen, die verschiedene Endpunkte wie Menschen, Systeme und Geräte umfassen.

Dazu muss so gut wie jedes Szenario bewältigt werden können. Das Ergebnis ist eine „visuelle Sprache“, die die Prozesskomplexität und Endpunktvielfalt durch eine Symbol-Bibliothek unterstützt. 

Der visuelle Charakter macht die Notation benutzerfreundlich, da jeder die Symbole und somit einen Prozessfluss verstehen kann.

Sie können auch iterativ lernen, ohne dass Sie jedes einzelne Symbol kennen müssen. Auf diese Weise können Sie die Prozessmodellierung mit einem einfachen Symbolsatz beginnen, bevor Sie Ihre Modelle komplexer gestalten.

BPMN ist schwierig zu erlernen

Aller Anfang ist schwer.

Denken Sie an die erste Programmiersprache, die Sie lernen mussten. Sie mussten neue Befehle, Syntax und spezifische Regeln befolgen, verstanden sie aber vielleicht noch nicht ganz.

BPMN wird aus ähnlichen Gründen oft als visuelle Programmiersprache bezeichnet. Sie umfasst eine Reihe von Symbolen und eine Syntax, die auch zur Beschreibung eines komplexen Prozesses verwendet wird.

Bei neuen Lerninhalten hilft oft die Kombination aus Theorie und Praxis, um schnell Fortschritte zu machen.Da es sich um einen offenen Standard handelt, stehen zahlreiche BPMN-Ressourcen zur Weiterbildung bereit.

Der Einsatz von BPMN ist veraltet

BPMN wird schon lange zur Automatisierung von Geschäftsprozessen eingesetzt. 

Während einige daher der Meinung sind, dass der Gebrauch von BPMN veraltet sei, ist des vielmehr so, dass sie ein zuverlässiges und effektives Mittel ist, um komplexe Geschäftsprozesse so abzubilden, dass sie einfacher zu verstehen und zu transformieren sind. 

Eine Studie aus dem Jahr 2022 zeigte, wie BPMN   Unternehmen im Gesundheitswesen effektiver und effizienter macht, während gleichzeitig Kosten gespart werden können.

Da es sich um einen offenen Standard handelt, kann das Fachwissen zu BPMN leicht auf andere Organisationen oder Technologielösungen übertragen werden. 

Darüber hinaus erweitern andere Standards wie DMN (Decision Model and Notation) die Funktionalität von BPMN und befinden sich noch in der Entwicklung. DMN dient der Automatisierung von Entscheidungen und trägt dazu bei, das Potenzial Ihrer Prozesse voll auszuschöpfen.

7 Tipps zum schnellen Erlernen von BPMN

Entwickler sollten ihr Fachwissen stetig ausbauen. Es wird immer eine neue Technologie oder Sprache geben, deren Beherrschung Ihre Kompetenz erweitert. Da BPMN ein offener Standard ist, können sich für Sie neue Karrieremöglichkeiten ergeben.

Im Folgenden finden Sie einige Tipps und bewährte Verfahren, um BPMN zu erlernen und schnell loszulegen.

1. Am Anfang (und am Ende) steht ein Ereignis

BPMN besteht aus über 100 individuellen Bestandteilen. Anfangs kann das ganz schön viel sein.

Zum Glück können Sie zuerst mit nur zwei Gruppen von Symbolen arbeiten: Mit Flussobjekten und verbindenden Objekten. Anschließend können Sie Ihr Wissen weiter ausbauen, indem Sie BPMN in der Praxis anwenden und komplexere Prozesse mit komplexeren BPMN-Symbolen modellieren.

graphic BPMN process symbols

Ereignis
Beschreibt einen Auslöser, der einen Prozess entweder startet, modifiziert oder abschließt.

Aktivität
Stellt eine Aktion (eine Aufgabe) dar, die durch Technologie oder Menschen durchgeführt wird.

Gateway

Beschreibt einen Entscheidungspunkt in einem Workflow, B. parallele (AND), exklusive (XOR) und inklusive (OR) Gateways.

Fluss

Verbindende Objekte wie Assoziationen, Sequenzen und Nachrichtenflüsse, die aufzeigen, wie Elemente miteinander in Beziehung stehen.

Kennen Sie eigentlich unseren BPMN-Spickzettel?

Hier erhalten Sie einen Überblick über die zu den in BPMN-Diagrammen verwendeten Symbolen.

2. Swimlanes zur Darstellung von prozessübergreifenden Verantwortlichkeiten

BPMN 2.0 definiert zwei verschiedene Arten von Swimlanes, um die Verantwortung für verschiedene Teile eines End-to-End-Prozesses aufzuteilen: Pools und Lanes

Pools dienen als Container, um Aufgaben in einem Prozess zuzuordnen und um unabhängige Prozesse visuell zu unterscheiden. Pools enthalten Lanes, die die Verantwortung für Teilprozesse und Aufgaben zuweisen, und die darstellen, wer die Aufgaben ausführt. In BPMN wird diese Art der Visualisierung als Kollaborationsdiagramm bezeichnet. 

 Pools sollten eindeutig mit dem Namen des End-to-End-Prozesses benannt werden, z. B.   Kunden-Onboarding. Sie können beliebig viele Lanes festlegen, aber sie sind immer Teil eines Pools.

Um schnell loszulegen, können Sie Pools eliminieren und nur Lanes verwenden, indem Sie die Sequenz als normale Aufgaben modellieren. Wenn Sie Pools in Ihren Diagrammen vermeiden, ist es jedoch schwieriger, komplexe Diagramme zu erstellen.

In der Praxis werden Lanes oft verwendet, um Folgendes zuzuweisen:

  • Funktionen im Unternehmen, z. B. Buchhalter oder Logistikleiter
  • Funktionen in der Sekundärorganisation, z. B. Datenschutzbeauftragter
  • Allgemeine Funktionen, z. B. Kunde oder Endbenutzer
  • Abteilungen, z. B. Sales
  • IT-Anwendungen, z. B. CRM-System oder Legacy-System

3. Wie Experten komplexe Geschäftsprozesse entwerfen

Da es BPMN schon lange gibt, teilen viele Experten Ihr Fachwissen. Unser Developer Relations Team hat viele Videos und andere Inhalte erstellt, um zu zeigen, wie leistungsfähig BPMN ist. 

Außerdem haben wir in unserer Community mehrere Champions, die selbständig Content erstellen. BPMN hat sich im Laufe der Zeit bewährt und daher ist auch viel Schulungsmaterial vorhanden.

4. Modellierung eines bekannten Prozesses

Am schnellsten lernt man etwas Neues, wenn Theorie und Praxis verknüpft werden. Oft ist es am einfachsten, mit einem Prozess zu beginnen, mit dem Sie bereits vertraut sind und der relativ einfach ist. Ein weiterer Tipp ist, einen Prozess zu modellieren, aus dessen Automatisierung Sie praktische Erkenntnisse gewinnen können. Sie können zielgerichtet und praxisnah zuerst mit einem Pilotprojekt beginnen. 

Es stehen mehrere kostenlose BPMN-Modellierungstools zur Verfügung, von denen einige der beliebtesten hier bei Camunda entwickelt wurden.

5. Prozessflüsse dank Token-Simulation

Komplexe Modelle sind schwer zu verstehen. Sie können Flüsse manuell verfolgen, aber eine Token-Simulation ist einfacher. Sie können Gateways ein- und ausschalten, um zu sehen, wie sie den Workflow beeinflussen.

Nicht in jedem BPMN-Modellierungstool ist eine Token-Simulation möglich. In unseren Anwendungen Web und Desktop Modeler steht sie jedoch zur Verfügung.

6. Vorgefertigte Vorlagen

Jedes Unternehmen hat seine ganz eigenen Prozesse. Selbst ein und derselbe Prozess, z. B. ein Prozess zum Kunden-Onboarding, kann sich bezüglich Umsetzung und Kundenerfahrung von einem Unternehmen zum anderen völlig unterscheiden. Dieses hohe Maß an Benutzerdefinition bei gängigen Workflow-Mustern macht BPMN so besonders. 

Camunda Web Modeler bietet eine Vielzahl an Schnellstartvorlagen, die Ihre Prozesse verbessern und Sie unterstützen können, BPMN mit Hilfe von Camunda zu erlernen. Die Vorlagen dienen als Starthilfe. Im Anschluss können Sie sie an Ihre Bedürfnisse anpassen.

7. Vertiefung der BPMN-Kenntnisse (auch online)

Da sich BPMN weltweit großer Beliebtheit erfreut, gibt es genug Möglichkeiten, Ihr Fachwissen weiter auszubauen. Nachfolgend finden Sie einige unserer Favoriten.

Camunda Academy

Camunda Academy bietet jedem kostenlose, unbegrenzte On-Demand-Schulungen zu Themen wie BPMN, DMN und Camunda.

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CamundaCon 2023

Die interaktive Veranstaltung bietet Peer-to-Peer-Learning, Best Practices, technisches Fachwissen und erläutert die neuesten Fortschritte in der Prozessorchestrierung.

Infos zur CamundaCon

„Mit BPMN kann ich Geschäftspartnern ohne Fachwissen einen Fluss zeigen, der für sie leicht verständlich ist. Experten mit technischem Wissen hingegen verstehen leicht, wie implementiert werden muss. Wir können verschiedene Fehler und auch deren Lösung modellieren.

Gustavo Arjones, CTO
Itau Unibanco

Erste Schritte in BPMN mit Camunda