Verwaltung von Rechten an geistigem Eigentum in der Schweiz durch Automatisierung von Kernprozessen

Hintergrund

Das Eidgenössische Institut für geistiges Eigentum (IGE) mit Sitz in Bern ist die Anlaufstelle für die gewerblichen Schutzrechte (Marken, Patente und Designs) in der Schweiz sowie teilweise auch für die entsprechenden internationalen Anmeldungen. Es prüft die nationalen Hinterlegungsgesuche, erteilt gewerbliche Schutzrechte und verwaltet diese. Seit 2014 setzt das IGE Camunda für die Ausführung ihrer Kernprozesse im Bereich Schutzrechtsverwaltung ein. Das folgende Interview führten wir mit dem zuständigen Projektleiter, Jürgen Horwath.

Problemstellung

»Wir hatten eine proprietäre Lösung zur Ausführung von Geschäftsprozessen. Die Kommunikation zwischen der Fachseite und der IT war sehr schwierig. Die Komplexität und Kosten einer Prozessumsetzung waren sehr hoch. Der Betrieb der Prozesse und die Entwicklung von Änderungen und Verbesserungen waren schwierig und hingen vom Know-how spezifischer Personen ab. Wir haben komplexe Geschäftsprozesse, die sich häufig ändern, und generell sehr komplexe Sicherheitsanforderungen, deren Einhaltung schwer zu überwachen war. Um eine stärker fachlich getriebene Entwicklung zu erreichen, haben wir uns für den Einsatz von Business Process Management (BPM) entschieden.«

Warum Camunda?

»Anfangs hatten wir eine ganze Reihe von BPM-Suiten evaluiert (u. a. Bosch SI, IBM und edorasware) und wussten sofort, was wir nicht wollten:

• Unsere Stärke verlieren: Wir verfügen über eine kompetente Entwicklungsabteilung und nutzen die Möglichkeiten von Java EE. Das sollte auch in Zukunft so bleiben.
• Eine zu hohe Komplexität im Betrieb: Wir wollten eine herstellerspezifische Lösung vermeiden und suchten stattdessen nach einem Ansatz, der sich in unsere existierende IT-Landschaft und in den Technologie-Stack integrieren ließ.
• Eine herstellerspezifische Notation: Wir wollten so nah wie möglich am BPMN-Standard sein.

Camunda ist der einzige Hersteller, der BPMN 2.0 wirklich konsequent unterstützt und nicht den „Zero-Code BPM“-Mythos propagiert. Camunda hat uns nicht gezwungen, unsere IT-Umgebung oder den Technologie- Stack zu ändern, sondern eine voll integrierbare BPM-Engine mit optional verfügbaren Tools angeboten. Dadurch konnten wir von BPM profitieren, ohne uns auf spezifische Produkte einstellen zu müssen. Wir konnten uns frei entscheiden, welche Produkte und Technologien wir für UI, Monitoring, Reporting, Suche usw. einsetzen wollten. Hinzu kam eine Integration mit Java EE, sodass wir auch von Java EE voll profitieren konnten.«

Herausforderungen

»Unser Projekt war wie folgt aufgestellt:

• Programmleiter: 1 FTE
• Technische Projektleitung: 1 FTE
• IT-Architekt: 1 FTE
• Fachliche Projektleitung und
• Business Process Owners: 15 FTE
• Business Analyse: 2 FTE
• Softwareentwickler: 6 FTE

Technisch haben wir mit Camunda keine nennenswerten Herausforderungen gehabt. Als Organisation mussten wir verstehen, dass das Management und die Business Process Owners nun direkt und sehr präzise mit den Softwareentwicklern kommunizieren können. Die Einführung von BPM in einer Organisation ist anspruchsvoll, aber sobald die Betroffenen die Vorteile erkennen, macht es sehr viel Spaß.«

Ergebnisse

»Wir haben vor allem drei Dinge erreicht:

1. Transparenz in der Entwicklung und im Betrieb: Wir sind nun tatsächlich in der Lage, eine fachlich getriebene Prozessumsetzung zu leben. Hierbei geht es für uns weniger um die Geschwindigkeit der Umsetzung, als um die viel höhere Qualität des Ergebnisses, sodass weniger Änderungen erforderlich sind. Falls Änderungen stattfinden, sind auch diese von höherer Qualität und berücksichtigen alle Aspekte und Anforderungen auf eine ganzheitliche Art und Weise.
2. Dank der Architektur von Camunda konnten wir darauf verzichten, eine Integrations-Middleware wie einen Enterprise Service Bus (ESB) einzusetzen. Wegen der in Camunda vorhandenen Konzepte zur asynchronen Verarbeitung ist ein zusätzlicher ESB nicht mehr erforderlich.
3. Der Betrieb ist aufgrund von Camunda Operate viel effektiver geworden. Das gesamte Monitoring der involvierten IT-Systeme erfolgt vollständig über das Monitoring der Geschäftsprozesse in Camunda Operate.