Mehr Transparenz und Effizienz im Angebotsmanagement bei DB Cargo

Hintergrund

Die DB Cargo AG ist mit 4.520 fahrenden Zügen pro Tag einer der führenden Anbieter im europäischen Schienengüterverkehr. Strategisch im Herzen des mitteleuropäischen Schienennetzes in Mainz gelegen, bietet DB Cargo AG europaweite Schienentransporte für Geschäftskunden aus diversen Branchen. Um den grenzüberschreitenden Frachtverkehr über angrenzende Bahnen zu koordinieren, setzt die Abteilung fürs Angebotsmanagement seit 2018 die Software HiPPS ein, ein Datenbank- und Designinstrument für Verträge im Leistungseinkauf von Schienengüterverkehrsleistungen.

Mit HiPPS konnte die Abteilung bereits Fortschritte beim Vertragsmanagement erzielen. Gleichzeitig gab es in einigen Bereichen noch Potenzial zur Optimierung der Effizienz und Transparenz der Arbeitsabläufe. Um dieses volle Potenzial entfalten zu können, wurde 2021 die Prozessorchestrierungsplattform Camunda in HiPPS integriert.

Durch die Nutzung von BPMN zur Abbildung des gesamten Prozesses, von der ersten Anfrage bis zum fertigen Einkaufsvertrag, erhalten die Mitarbeitenden von DB Cargo jederzeit Einblicke in den Ablauf und können Engpässe schnell identifizieren. Die Automatisierung der Einkaufsprozesse hat zudem dazu beigetragen, die Preisgestaltung transparenter und somit vergleichbarer zu machen. So ist DB Cargo nicht nur in Sachen betrieblicher Effizienz noch besser aufgestellt – auch die Kundenerfahrung der Vertragspartner hat sich durch den schnelleren und transparenten Prozess verbessert.

Problemstellung

Mit der Änderung des Kartellrechts vor circa 10 Jahren wurden bis dahin übliche Frachtverteilungen zwischen internationalen Bahngesellschaften unzulässig. Stattdessen erforderten die neuen Standards eine geänderte Angebots- und Vertragserstellung zwischen diesen Bahngesellschaften.

Im ursprünglichen Workflow erfolgte die Preisermittlung dezentral und außerhalb der Plattform, was die Transparenz einschränkte. Mit der Einführung von HiPPS als zentrale Datenbank für das Management von internationalen Einkaufsverträgen wurden bereits wesentliche Verbesserungen erzielt. Um den Prozess weiter zu optimieren und noch transparenter und einheitlich zu gestalten, wurde ein zentraler Workflow geschaffen.

Warum Camunda?

Die Entscheidung für Camunda fiel unter anderem deshalb, da in anderen Abteilungen von DB Cargo bereits mit der Plattform gearbeitet wurde. Damit war wichtiges Know-how in der IT-Abteilung bereits vorhanden. Obwohl zunächst eine interne Lösung angedacht war, setzte sich nach intensiver Prüfung der Optionen Camunda durch. Dank der offenen Standards erwies sich Camunda als eine sehr flexible Plattform, die die Integration verschiedener Systeme ermöglicht. Ein weiterer entscheidender Vorteil war, dass manuelle Workflows innerhalb der Prozesse ebenfalls orchestriert werden können, was eine nahtlose Zusammenarbeit gewährleistet.

Herausforderungen

Die Abbildung des Workflows allein war zunächst noch nicht ausreichend, um sicherzustellen, dass dieser immer synchron ablief. So traten zunächst noch unterschiedliche Unregelmäßigkeiten auf, je nachdem, ob der Workflow manuell oder aus einem Vorsystem heraus gestartet wurde. Um dieses Problem zu beheben, stand Camunda beratend zur Seite, sodass ein einheitlicher Prozessablauf unabhängig vom Start gewährleistet werden konnte.

Das Ergebnis

Mit der Integration von Camunda in HiPPS gehören Intransparenz und lange Wartezeiten der Vergangenheit an. Wo früher noch Wissen dezentral gespeichert war, sind nun alle Arbeitsschritte strukturiert und in die Lösung zum Vertragsmanagement eingebettet. Zudem konnte die Dauer einiger Abläufe auf wenige Stunden reduziert werden.

Ein Prozess zum Einkauf von Schienentransportleistungen umfasst in der Regel knapp zehn Endpunkte, deren Einsatz in einem BPMN-Prozessdiagramm übersichtlich dargestellt ist. Menschliche Workflows, wie z. B. die Auswahl einer ausländischen Bahngesellschaft für eine Preisanfrage, werden automatisch an der richtigen Stelle im Prozess abgefragt und weitergegeben. So entfällt das manuelle Versenden von E-Mails, und alle involvierten Mitarbeitenden können den Prozess und die Entscheidungen nachvollziehen.

„Wir sind nun immer auskunftsfähig, wenn wir Einkaufsanfragen bekommen“, benennt Michael Eckert – der Anwendungsverantwortliche von HiPPS – einen der größten Vorteile. „Sei es bei der Preisstruktur, der Gemengelage, den Transportsystemen oder den Zeiten – Camunda ist dabei besonders hilfreich, um zum Beispiel eine Analyse auf Knopfdruck durchführen zu können.“

Die Nutzung von BPMN und die damit einhergehende Visualisierung der Prozesse haben ebenfalls geholfen, die Endpunkte sichtbar zu machen. Zuvor war oft unklar, wie umfangreich ein Prozess tatsächlich war und welche Abzweigungen er genommen hatte. Durch die Visualisierung konnten überschüssige Endpunkte entfernt werden, was ebenfalls zu einer Effizienzsteigerung führte. Mit noch leichter ausführbaren Änderungen und Umstrukturierungen der Geschäftsprozesse ist DB Cargo auch für die Zukunft noch agiler aufgestellt als zuvor.

So geht es weiter

Die digitale Transformation bei DB Cargo ist weiterhin im Gange, und auch die Workflows, die mit Camunda in HiPPS integriert werden, entwickeln sich stetig weiter. “Die visuelle Modellierung in BPMN hilft uns sehr, neue Prozesse und Workflows in unsere Systeme einzupflegen”, fügt Eckert hinzu. „Gerade in der Konzeptionsphase ist es ein unglaubliches Hilfsmittel für die Kolleginnen und Kollegen, die diese Prozesse einbauen.” Auch die Kommunikation mit den Entwicklungsabteilungen verläuft durch die Prozessdiagramme wesentlich einfacher, da die Geschäftsseite nicht mehr mit Softwareentwicklungs-Vokabular konfrontiert wird.

Der Wunsch von Eckert ist es, dass „der Kundenberater nur noch auf einen Knopf drücken muss und direkt den Einkaufspreis für das Kundenangebot angezeigt bekommt“. „Davon sind wir allerdings noch ein Stück entfernt“, fügt er hinzu. Derzeit arbeitet DB Cargo an „OLA”, was für “Optimierung Leistungsaustausch” steht. Das System soll v.a. Aufgaben effizient umverteilen, was eine hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit erfordert. Als weiteres Projekt soll HiPPS an die Töchter der DB Cargo in ganz Europa ausgerollt werden.