Worauf bei einer fortschrittlichen Workflow Engine geachtet werden sollte
Eine Workflow Engine ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Prozessautomatisierungstools. Um zu gewährleisten, dass Ihre höchst komplexen, geschäftskritischen Prozesse jedes Mal zuverlässig ausgeführt werden, benötigen Sie eine Engine mit fortschrittlichen Funktionen.
Merkmale einer zuverlässigen Workflow Engine
Wenn Sie eine fortschrittliche Workflow Engine in Betracht ziehen, sollten Sie drei Funktionsbereiche berücksichtigen:
- Design: Funktionen, die es Anwendern erlauben, Prozess- und Entscheidungslogik zu entwickeln, zu testen und einzusetzen
- Laufzeit: Funktionen, die eine enorme Skalierbarkeit, Resilienz und Beständigkeit für Ihre wichtigsten Geschäftsprozesse bieten
- Operationen: Funktionen, die die Installation, den Betrieb und das Upgrade der Workflow Engine vereinfachen
Design
Prozesslogik
Alle Workflow Engines können Prozessmodelle ausführen, die Anwender erstellt haben. Eine fortschrittliche Workflow Engine verwendet einen standardbasierten Prozessmodellierungsansatz, der technischen Nutzern und geschäftlichen Interessengruppen eine visuelle Möglichkeit zur Zusammenarbeit bei der Prozesskonzeption bietet. Die Engine interpretiert dann das Prozessmodell und führt es aus.
Warum ist das wichtig?
Ein offener Prozessmodellierungsstandard wie BPMN erleichtert die Kommunikation und das Alignment zwischen den Fachexperten im Unternehmen und den Softwareentwicklern, die Automatisierungsprojekte umsetzen. Da BPMN ausführbar ist, wird sichergestellt, dass die erstellten Prozesse der Anwender mit den ausgeführten Abläufen der Workflow Engine zur Laufzeit übereinstimmen, sodass die Geschäftslogik nicht im Code verborgen bleibt.
Erweiterte Workflow-Muster
Die Prozesse, die die Produkte und Services eines Unternehmens entwickeln und bereitstellen, sind normalerweise komplexer als eine einfache Abfolge von Aufgaben. Häufig erfordern sie Workflow-Muster, die eine Verzweigungslogik, dynamische parallele Verzweigungen, Nachrichtenkorrelation, Aufgabenabbruch, zeitbasierte Eskalation, Rückfallabläufe und mehr beinhalten.
Warum ist das wichtig?
Eine fortschrittliche Workflow Engine, die den BPMN-Standard für die Prozessmodellierung nutzt, ermöglicht es Nutzern, komplexe Workflows auf elegante Weise darzustellen, sodass sie leicht zu visualisieren und zu verstehen sind. Die Visualisierung ist von entscheidender Bedeutung für die anfängliche Gestaltung eines Prozesses und für seine Pflege, wenn neue Geschäftsanforderungen entstehen und die Teams Verbesserungsmöglichkeiten entdecken.
Integrierte Entscheidungslogik
Unternehmen sind auf Entscheidungen angewiesen, und die Entscheidungsautomatisierung kann ein Ausmaß an Effizienz, Konsistenz sowie Zeit- und Kosteneinsparungen mit sich bringen, das mit einer manuellen Arbeitsweise einfach nicht möglich ist. KI-gestützte Entscheidungen sind zwar vielversprechend, aber schwierig umzusetzen, bergen ein hohes Risiko von unbewusster Verzerrung und es fehlt an Transparenz dazu, warum eine bestimmte Entscheidung getroffen wurde. Eine fortschrittliche Workflow Engine bietet integrierte, aber dennoch flexibel nutzbare Entscheidungsfunktionen, sodass automatisierte Entscheidungen im Rahmen von Geschäftsprozessen getroffen oder unabhängig davon ausgeführt werden können. Eine fortschrittliche Engine nutzt außerdem einen standardbasierten Ansatz zur Entscheidungsmodellierung für die Entscheidungsautomatisierung, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.
Warum ist das wichtig?
Ähnlich wie BPMN fördert ein offener Entscheidungsmodellierungsstandard wie DMN die Kommunikation und das Alignment zwischen Business Stakeholdern und IT-Anwendern. DMN eignet sich besonders gut für Fachexperten, die unabhängig voneinander Entscheidungstabellen entwickeln, testen und bereitstellen können, ohne Prozessmodelle zu beeinträchtigen oder laufende Prozessinstanzen zu unterbrechen.
Versionskontrolle von Prozessen und Entscheidungen
Eine hochentwickelte Workflow Engine speichert einen Versionsverlauf, wenn Teams Prozess- und Entscheidungsmodelle ändern. Sie ermöglicht es Anwendern, bei Bedarf auf frühere Versionen zurückgreifen zu können und versetzt sie in die Lage, neue Versionen in Test- und Produktionsumgebungen einzusetzen.
Warum ist das wichtig?
Geschäftsprozesse ändern sich im Laufe der Zeit, da manuelle Aufgaben automatisiert werden, neue Anforderungen eingeführt werden oder die Teams neue Wege zur Optimierung der Prozessleistung finden. Die Versionskontrolle zeigt den Teams, wie sich Prozesse und Entscheidungen geändert haben, und ermöglicht es ihnen, Änderungen durch einen Rückgriff rückgängig zu machen. Die Versionskontrolle ist auch wichtig für die Änderung von Prozessen, die in der Produktion ausgeführt werden. Sie ermöglicht es den Teams, Prozesse ohne Unterbrechung zu verbessern und mit neuen Prozessabläufen zu experimentieren (zum Beispiel durch A/B-Tests).
Prozesssimulation
Eine Workflow Engine, die die Prozesssimulation unterstützt, gestattet es Nutzern nachzuvollziehen, wie ein Prozess unter verschiedenen Bedingungen ausgeführt wird, z. B. wenn der Wert einer Variablen geändert oder ein Fehlerzustand ausgelöst wird. Simulationen ergänzen automatisierte Tests und erleichtern das Verständnis von Prozessen.
Warum ist das wichtig?
Mithilfe der Prozesssimulation können Unternehmensteams sicherstellen, dass die Prozesslogik so funktioniert, wie sie sollte, ohne dass die IT-Abteilung eine spezielle Umgebung bereitstellen muss. Sie ermöglicht ein Rapid Prototyping von Geschäftslösungen, verkürzt die Zeit, die für die Erstellung eines funktionierenden Prozessmodells erforderlich ist, und erhöht die Qualität des Modells.
Testen des Prozesses
Das Testen ist eine Selbstverständlichkeit bei der Entwicklung von Software, aber einige Tools zur Prozessautomatisierung und Plattformen für die Entwicklung von Low-Code-Anwendungen machen es nicht einfach, den von Ihnen erstellten Code auf dieselbe Weise zu testen wie anderen Code. Eine hochentwickelte Workflow Engine kann in eine CI/CD-Pipeline integriert werden, sodass Sie Komponententests, Integrationstests, Leistungstests und so weiter automatisieren können.
Warum ist das wichtig?
Die Testautomatisierung ist für die Qualität unerlässlich, da sie gewährleistet, dass Sie Regressionstests für Ihre Prozess- und Entscheidungsmodelle effizient durchführen können. Durch diese Absicherung können die Teams Prozesse viel schneller ändern und verbessern. Eine Reihe von automatisierten Tests, auf die Sie sich verlassen können, reduziert den Aufwand für kleine Änderungen und bietet mehr Sicherheit für große Änderungen.
Dabei ist es wichtig herauszufinden, ob die Workflow Engine und andere Tools in Ihrem Hyperautomatisierungspaket Sie daran hindern, Änderungen vorzunehmen, Einblick in die Funktionsweise Ihrer Geschäftsprozesse zu erhalten und Ihre Bemühungen um eine durchgängige Automatisierung zu skalieren. Der Einkaufsführer für eine durchgängige Prozessorchestrierung behandelt die wichtigsten Fragen, die Sie sich bei der Bewertung von Technologien und Anbietern stellen sollten.
Laufzeit
Management langlaufender Prozesse
Alle Workflow Engines müssen in der Lage sein, langlaufende Prozesse zu verwalten. Dies ist ein entscheidendes Unterscheidungsmerkmal zwischen einer Workflow Engine und einem Tool, das jeweils nur eine automatisierte Aufgabe ausführen kann. Eine hochentwickelte Workflow Engine kann den Zustand von Prozessinstanzen, die stunden-, tage-, wochen- oder monatelang laufen, mit einem hohen Maß an Datenkonsistenz aufrechterhalten.
Warum ist das wichtig?
Langlaufende Prozesse sind im geschäftlichen Kontext üblich, und die Wahrung der Konsistenz von Geschäftsdaten ist für den Erfolg dieser Prozesse entscheidend. Wenn Sie beispielsweise eine Hypothek beantragen oder einen Versicherungsanspruch geltend machen möchten, können diese Prozesse Tage oder Wochen dauern und erfordern, dass die Mitarbeiter große Mengen an sensiblen Kundendaten erfassen müssen. Diese Daten müssen der Prozessinstanz so lange zur Verfügung stehen, bis sie beendet ist.
Skalierbare, ausfallsichere und leistungsstarke Zustandspersistenz
Es ist eine Herausforderung, den Zustand der laufenden Prozessinstanzen so zu verwalten, dass sie bei steigendem Transaktionsvolumen skalierbar und ausfallsicher sind und auch bei großem Umfang eine gute Leistung erbringen. Eine hochentwickelte Workflow Engine verwendet geeignete Technologien wie das Event-Streaming, um den Zustand von Prozessinstanzen außerhalb einer zentralen Datenbank zu sichern und so den Leistungsengpass bei Ein- und Ausgaben in der Datenbank zu vermeiden.
Warum ist das wichtig?
Die Zustandspersistenz ist eine Funktion, die Sie in jeder Workflow Engine finden, aber die Event-Streaming-Technologie ist eine Innovation, die eine unvergleichliche Skalierbarkeit und Leistung bietet. Sie gewährleistet, dass die Engine beim Lesen von und Schreiben in eine zentrale Datenbank nicht auf einen Leistungsengpass stößt. Eine verteilte Architektur sorgt für Resilienz, auch bei hoher Auslastung.
Event-/Nachrichtenkorrelation
Während ein Geschäftsprozess ausgeführt wird, finden viele Events in Systemen außerhalb der Workflow Engine statt. Die Engine muss in der Lage sein, Nachrichten über diese Events zu empfangen und sie den richtigen persistenten Prozessinstanzen zuzuordnen. Eine Nachrichtenkorrelation muss auch dann noch funktionieren, wenn eine Prozessinstanz über einen langen Zeitraum ausgeführt wird. Sie muss auch in großem Umfang funktionieren, wenn es Tausende oder Millionen von Prozessinstanzen und Events im System gibt.
Warum ist das wichtig?
Eine Nachrichtenkorrelation ist selbst für die einfachsten Szenarien von entscheidender Bedeutung, z. B. um sicherzustellen, dass eine Zahlung auf die richtige Bestellung auf einer E-Commerce-Website angewendet wird. Ohne Nachrichtenkorrelation kann eine Workflow Engine nicht effektiv mit anderen Systemen zusammenarbeiten, um geschäftliche Anwendungsfälle zu bewältigen. Darüber hinaus bedeutet die zunehmende Verbreitung eventgesteuerter Architekturen auf dem Automatisierungsmarkt, dass reibungslose Interaktionen mit Events für Workflow Engines immer wichtiger werden.
Timer und Timeouts
Den Überblick über die Zeit zu behalten ist eine wichtige Voraussetzung für jede Workflow Engine. Für Geschäftsprozesse ist es üblich, eine gewisse Zeit verstreichen zu lassen und erst dann zu reagieren. Nehmen wir zum Beispiel den Prozess einer Flugreservierung, bei dem Ihr Ticket 24 Stunden lang reserviert, doch dann wieder freigegeben wird, wenn Sie den Kauf in dieser Zeit nicht abgeschlossen haben. Oder stellen Sie sich einen Prozess vor, bei dem ein Kundenbetreuungsfall an einen Vorgesetzten eskaliert werden muss, wenn ein SLA in Kürze abläuft.
Warum ist das wichtig?
Eine hochentwickelte Workflow Engine kann Szenarien bewältigen, die eine Zeiterfassung beinhalten, ohne dass die Anwender einen Code schreiben müssen. In Kombination mit der Zustandspersistenz sind Timer und Timeouts hilfreich, um sicherzustellen, dass langlaufende Prozesse nicht zu einem mangelhaften Kundenerlebnis führen.
Nutzdaten/Daten
Eine Workflow Engine ist normalerweise nicht die einzige Bezugsquelle für Geschäftsdaten. Vielmehr sollte sie nur über die Mindestdaten verfügen, die zur Ausführung eines Prozesses erforderlich sind. Eine hochentwickelte Workflow Engine kann die Nutzdaten über einen Prozess transportieren und sie den Prozessinstanzen bei Bedarf zur Verfügung stellen, und zwar mit einem hohen Maß an Konsistenz.
Warum ist das wichtig?
Geschäftsdaten sind für die Ausführung von Prozessen von entscheidender Bedeutung, werden jedoch oft an vielen verschiedenen Orten gespeichert: CRM- und ERP-Systeme, Data Lakes, Data Warehouses usw. Auch wenn eine Workflow Engine Geschäftsdaten normalerweise nicht über lange Zeiträume speichert, ist es wichtig, dass die Engine in der Lage ist, Daten aus verschiedenen Systemen abzurufen, die Integrität dieser Daten zu wahren und sicherzustellen, dass jede Aufgabe in jedem Prozess – unabhängig davon, ob sie automatisiert oder einer Person zugewiesen ist – über genügend kontextbezogene Daten verfügt, um korrekt ausgeführt zu werden.
Synchrone und asynchrone Endpunktintegration
Die Integration zwischen einer Workflow Engine und Endpunkten wie APIs, Microservices und RPA-Bots ist nichts Neues, aber eine hochentwickelte Workflow Engine kann sowohl die synchrone als auch die asynchrone Kommunikation mit Endpunkten unterstützen.
Warum ist das wichtig?
Die Endpunktintegration ist besonders wichtig, wenn Sie mit APIs oder RPA-Bots arbeiten, die für Timeouts anfällig sind. Sie benötigen eine Workflow Engine, die auf eine Antwort warten kann, Aufgaben währenddessen parallel ausführt und auf einen anderen Ablauf zurückgreift, wenn nach einer bestimmten Zeit keine Antwort des Endpunkts eingegangen ist.
In diesem On-Demand-Webinar erfahren Sie mehr über die unvergleichliche Leistung und Resilienz der hochentwickelten Workflow Engine von Camunda namens Zeebe für die anspruchsvollsten, geschäftskritischen Prozesse.
Operationen
Offene Architektur
Der Technologie Stack rund um eine Workflow Engine kann ihre Leistung stark beeinflussen. Eine hochentwickelte Workflow Engine ist nicht an einen bestimmten Technologie Stack oder eine monolithische Anwendungsarchitektur gebunden. Sie ist vielmehr so konzipiert, dass sie sich problemlos in unterschiedliche und komplexe Unternehmensumgebungen einfügt. So nutzt sie beispielsweise weit verbreitete Technologien wie Java oder Docker und ist für die Arbeit mit gängigen technischen Architekturen und Frameworks wie Spring Boot oder Kubernetes verifiziert.
Warum ist das wichtig?
Durch die problemlose Integration einer Workflow Engine in Ihren bestehenden Technologie Stack sind Sie in der Lage, Projekte zur Prozessautomatisierung direkt durchzuführen und schnell einen Mehrwert zu erzielen. Eine offene Architektur reduziert die Lernkurve für IT-Teams und macht Automatisierungsbemühungen zukunftssicher.
Änderung der Prozessinstanzen
Manchmal erfordern automatisierte Geschäftsprozesse menschliches Eingreifen. Eine Prozessinstanz könnte zum Beispiel hängenbleiben, weil ein externes System ungültige Daten zurückgegeben hat. Eine hochentwickelte Workflow Engine zeigt den Anwendern diese Probleme im Kontext des Prozessmodells an und ermöglicht es ihnen, aktive Prozessinstanzen zu ändern; z. B. durch Änderung der Werte von Prozessvariablen.
Warum ist das wichtig?
Die Änderung von Prozessinstanzen ist nicht nur praktisch, sondern kann sich auch bei der Kundenbetreuung bezahlt machen. Nehmen wir an, Sie befinden sich mitten in einem komplizierten Kfz-Versicherungsfall. Es wäre ein schlechtes Kundenerlebnis, wenn Sie noch einmal von vorne anfangen müssten, nur weil eine automatische Identitätsprüfung oder eine Mietwagenbuchung fehlgeschlagen ist. Durch die Änderung von Prozessinstanzen können die Mitarbeiter des Kundendienstes Probleme erkennen und beheben, sodass die Prozesse weiterlaufen können.
Migration von Prozessinstanzen
Das Geschäft steht nicht still, wenn ein Prozess geändert werden muss. Es ist jedoch eine Herausforderung, ein neues Prozessmodell einzuführen, ohne das Kundenerlebnis zu beeinträchtigen. Eine hochentwickelte Workflow Engine unterstützt die Migration von Prozessinstanzen auf eine neue Version des Prozessmodells mit minimaler oder gar keiner Unterbrechung, je nach den Änderungen am Modell.
Warum ist das wichtig?
Die Migration von Prozessinstanzen versetzt Teams in die Lage, Fehlerkorrekturen und neue Funktionen bereitzustellen, ohne laufende Prozessinstanzen anzuhalten. Eine hochentwickelte Workflow Engine wird den Anwendern genau anzeigen, was passiert, wenn Prozessinstanzen geändert werden, und bietet flexible Optionen für die Zuordnung von Elementen im laufenden Prozess zu Elementen im neuen Prozessmodell. Dadurch wird die Komplexität mehrerer parallel laufender Versionen eines Prozesses reduziert.
Hochverfügbarkeit
Unternehmen, die eine digitale Transformation durchlaufen, führen eine ständig wachsende Anzahl digitaler Transaktionen durch, was eine hochverfügbare Workflow Engine erfordert. Eine hochentwickelte Workflow Engine mit einer verteilten Architektur ist ideal für die Bereitstellung einer Hochverfügbarkeit, da die Software nicht von einem einzelnen Workflow-Knoten oder einer zentralen Datenbank abhängig ist und auch bei Hardwareausfällen zuverlässig weiterarbeiten kann – selbst wenn ganze Rechenzentren ausfallen.
Warum ist das wichtig?
Heutzutage erwarten die Nutzer von jeder Anwendung, mit der sie interagieren, eine schnelle und zuverlässige Leistung. Wenn diese Erwartungen nicht erfüllt werden, ist es wahrscheinlich, dass Nutzer sich bei der Konkurrenz umsehen, wobei sie eine Hochverfügbarkeit als Geschäftsanforderung voraussetzen. Darüber hinaus müssen sich einige Unternehmen an SLAs halten, denen behördliche Vorschriften zugrunde liegen und bei deren Nichteinhaltung der geforderten Betriebszeit hohe Geldstrafen drohen. Es reicht nicht mehr aus, Ihre bestehende Workflow Engine-Technologie in die Cloud zu verlagern. Um eine konsistente Hochverfügbarkeit zu gewährleisten, müssen Sie die Vorteile nutzen, die eine verteilte Architektur bietet.
Betriebszeit und Upgrades
Kritische Geschäftsprozesse stellen oft hohe Anforderungen an die Betriebszeit. Ausfallzeiten können durch technische Probleme, routinemäßige Hardware- oder Software-Wartungen oder Software-Upgrades verursacht werden. Eine hochentwickelte Workflow Engine mit einer verteilten Architektur kann außergewöhnlich hohe Betriebszeiten gewährleisten und aufgerüstet werden, ohne laufende Prozessinstanzen zu unterbrechen. Sie kann auch Anfragen während kurzer Ausfallzeiten puffern.
Warum ist das wichtig?
Ausfallzeiten bei kritischen Geschäftsprozessen haben direkte Auswirkungen auf Kunden und Mitarbeiter. Wenn ein Kunde ein Produkt oder einen Service kaufen, eine Supportanfrage stellen oder anderweitig mit Ihrem Unternehmen in Kontakt treten möchte, erwartet er, dass die für diese Zwecke erforderlichen Prozesse betriebsbereit sind und reibungslos funktionieren. Eine hochentwickelte Workflow Engine versetzt die Teams in die Lage, Ihren Betrieb aufrechtzuerhalten, während sie Probleme beheben oder die Engine aktualisieren.
Datensicherungen
In Unternehmen sind zuverlässige und konsistente Software-Datensicherungen ein absolutes Muss. Eine hochentwickelte Workflow Engine ist nicht nur für die Datensicherung ausgelegt, sondern auch für die Wiederherstellung der Software. IT-Teams sollten sich darauf verlassen können, dass die Engine nach einer Wiederherstellung aus einer Datensicherung ordnungsgemäß und mit minimalem oder gar keinem Datenverlust funktioniert.
Warum ist das wichtig?
Software-Datensicherungen sind nicht viel wert, wenn sie fehlschlagen, wenn es darauf ankommt. Eine hochentwickelte Workflow Engine unterstützt Datensicherungen im laufenden Betrieb, die die Konsistenz der Daten in der Sicherung gewährleisten, die Auswirkungen der Sicherung auf die Leistung der Engine minimieren und ohne Unterbrechung laufender Prozessinstanzen ausgeführt werden können.
Nachprüfbarkeit
In der Regel protokolliert eine Workflow Engine automatisierte Aufgaben zu Zwecken der Fehlerbehebung. Eine hochentwickelte Workflow Engine verfolgt jede automatisierte und manuelle Aktion mit einem konfigurierbaren Genauigkeitsgrad. Dieser ermöglicht es den IT-Teams, Probleme zu identifizieren, und bietet die Option, Protokolle zu Analysezwecken in andere Systeme zu exportieren. Darüber hinaus stellt sie Prüfinformationen in einem für Menschen lesbaren Format zur Verfügung, um die Einhaltung von Vorschriften zu dokumentieren.
Warum ist das wichtig?
Audit-Protokolle sind sowohl für die technische Fehlerbehebung als auch für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften von entscheidender Bedeutung. Schließlich möchten Sie keine unangenehme Überraschung erleben, wenn Sie in einer Situation nicht wissen, was in einem Prozess stattgefunden hat, weil nicht jede Aufgabe protokolliert wurde. Eine hochentwickelte Workflow Engine unterstützt IT-Teams, Geschäftsanwender sowie interne und externe Prüfer dabei, die benötigten Daten zu lokalisieren, ohne dass eine Vielzahl von Daten manuell ausgewertet werden muss. Durch die Verknüpfung von Audit-Protokollen mit einer visuellen Darstellung des Prozessmodells können Nutzer die Ereignisse außerdem nachvollziehen.
