Flexible, leichtgewichtige Prozessautomatisierung in nur 48 Stunden

Hintergrund

Jede vierte Schweizerin und jeder vierte Schweizer ist bei Helsana versichert. Das 100 Jahre alte Unternehmen begleicht jeden Monat rund 110 Millionen CHF an Versicherungsansprüchen und Auszahlungen.

Jedoch haben veraltete, papierbasierte Prozesse das Unternehmen ausgebremst. Kunden konnten beispielsweise nicht ohne weiteres Versicherungsprodukte online kaufen oder bestätigen. Obwohl der Onlinehandel heutzutage auch in der Versicherungsbranche allgegenwärtig ist, hielt sich das Unternehmen damit zurück, notwendige Veränderungen bei den Prozessen anzugehen.

Viele seiner Kollegen hätten in der Vergangenheit schlechte Erfahrungen mit monolithischen, zentralisierten Prozess-Engines gemacht, erklärt Dr. Eric Euerlings, Senior Integration Domain Architekt bei Helsana. Prozessverantwortliche und IT-Experten seien sich einig gewesen, dass sie unbedingt vermeiden wollten, sich wieder auf stundenlange Zusatzarbeit, proprietären Code und teure Beraterverträge einzulassen, die vergangene Automatisierungsprojekte belastet haben. Vor allem wollten sie nicht erneut auf einen Monolithen setzen.

Wichtige Stakeholder überzeugen

Die Meinung der Menschen auf eine moderne, leichte und flexible Prozessautomatisierung zu lenken, war alles andere als einfach. „Wir brauchten eine neue Art zu denken“, sagt Dr. Euerlings. „Einfach eine Software-Lizenz zu kaufen, ist leichter gesagt als getan. In einem 100 Jahre alten Unternehmen arbeiten viele Abteilungen noch genau wie vor 100 Jahren. Das zu verändern, ist sehr schwierig.“

Anstatt den Wandel zu einem technologischen Thema zu erklären, machte Dr. Euerlings ihn zu einer geschäftlichen Herausforderung. „Wir haben uns von Anfang an entschieden, dass wir verschiedene Interessengruppen in einem Projekt zusammenbringen mussten“, erklärt der Experte.

In der Regel wurden Business Process Engines von Business-Analysten und den für die Prozesse Verantwortlichen beschafft und dann zur Integration und späteren Betrieb an das Entwicklungsteam übergeben. „Doch ohne Buy-in kann so etwas nicht erfolgreich sein“, ergänzt Dr. Euerlings.

„Sie müssen beweisen, wie das dem Unternehmen insgesamt zugutekommt und wie flexibel sich die neue Lösung einsetzen lässt. Sie müssen dafür ein enthusiastisches Team zusammenstellen, viel Know-how teilen und alle Beteiligten voranbringen.“

Proof of Concept durchführen

Ausgehend von einem Proof of Concept (PoC) haben Dr. Euerlings und sein Team bewiesen, dass sich Camunda ohne tiefgreifende Eingriffe in Helsanas Backend-Ökosystem einführen lässt und das auch noch besonders leicht. Das Ziel: Ein einfach gestaltetes Customer-Sign-Off, das Kunden auf der Webseite ermöglicht, ihre Identität zu bestätigen und Versicherungsprodukte von Helsana online zu erwerben.

In enger Zusammenarbeit mit den Prozessverantwortlichen ersetzte das PoC-Team erfolgreich den historisch gewachsenen Code aus der bestehenden Anwender-Schnittstelle durch einen in Camunda modellierten BPMN-Prozess.

Daneben baute das Team ein „Helsana Process Cockpit“ auf der Grundlage von Camunda Optimize zusammen, das auf einen Blick den Status des Self-Service-Sign-Offs zeigt und darstellt, ob es Engpässe gibt, die beseitigt werden müssen. Dieses wurde in ein unternehmensweites E-Mail-System integriert, so dass Prozessverantwortliche, die etwa wissen wollen, wie lange ein Underwriting-Prozess läuft, sich für E-Mail-Alerts anmelden können, um automatisch darüber informiert zu werden.

„Das System funktionierte sofort”, sagte Dr. Euerlings. „Camunda Operate ermöglicht uns, unseren Interessengruppen sofort zu zeigen, wo Probleme zu entstehen drohen – Mehrwert schaffen ohne zusätzlichen Code. Unsere Lösung hat Out-of-the-box geklappt.“