Starten Sie Ihre eigene Camunda-Meetup-Gruppe

Hier finden Sie alles Wissenswerte zum Thema.

Leitfaden für Camunda-Meetup-Veranstalter

Was wir sind, verdanken wir unserer großartigen Community. Wir freuen uns sehr, dass so Viele Camunda-Meetups auf der ganzen Welt organisieren und möchten dabei so gut wie möglich unterstützen.

Eine Meetup-Gruppe ist ideal, um sich mit der weitläufigen Camunda-Community zu vernetzen, sich über die neuesten Branchenentwicklungen auszutauschen, das Sprechen vor Publikum zu üben und der lokalen Community beim Aufbau von Wissen zu helfen. An Meetups teilzunehmen oder sie sogar zu veranstalten, ist immer eine persönliche Bereicherung, aber auch eine großartige Möglichkeit andere auf lokaler Ebene zu unterstützen.

Der nachfolgende Leitfaden soll allen Interessierten Hilfestellung geben, die eine Camunda-Usergroup gründen oder unterstützen möchten. Sie sind bereits ein erfahrener Meetup-Veranstalter? Dann melden Sie sich bei uns unter community@camunda.com, damit wir Ihnen mit zusätzlichen Informationen helfen können.


Wichtiges in Kürze

  • Als Veranstalter von Camunda-Usergruppen verpflichten Sie sich und alle Teilnehmer zur Einhaltung der Verhaltensregeln von Camunda.
  • Nutzen Sie Ihre Kontakte zu bestehenden Usergruppen, um bekannter zu werden und Sprecher für Ihre Veranstaltungen zu finden.
  • Wir können auf vielfältige Weise unterstützen (siehe: Camunda-Veranstaltungs-Support). Sie können uns außerdem jederzeit kontaktieren; wir tun unser Bestmögliches, um Ihnen zu helfen..
  • Wir haben für alle Veranstalter einen gemeinsamen Workspace in Slack angelegt. Sobald Sie die Gründung einer Usergruppe planen, fügen wir Sie gerne hinzu.


Was ist der Zweck dieser Meetups?

Wir bei Camunda glauben, dass der Austausch von Ideen und Erfahrungen eine wesentliche Quelle für den Aufbau von Wissen ist. Wir freuen uns daher über die zahlreichen Meetups der Camunda-Community, die regelmäßig weltweit stattfinden. Der Grundgedanke hinter diesen Veranstaltungen ist es, Menschen zusammenzubringen, die sich für BPM und Prozessautomatisierung interessieren, damit sie sich über Anwendererfahrungen und aktuelle Branchenentwicklungen austauschen können – und natürlich auch über Camunda.


Wie veranstaltet man ein Meetup?

Wir helfen gerne bei der Gründung und von Meetup-Gruppen und der reibungslosen Durchführung von Veranstaltungen. Hier sind ein paar Leitlinien, die Sie dabei unterstützen sollen.

Bevor es losgeht

Bevor Sie Ihre eigene Gruppe gründen, stellen Sie bitte sicher, dass Sie über genügend „Bandbreite“ verfügen, um die Gruppe am Leben zu halten und regelmäßig Veranstaltungen zu organisieren. Denn Sie sind dann sowohl für die logistische Durchführung als auch für den Inhalt der Veranstaltungen verantwortlich. Dazu gehört auch das regelmäßige Organisieren von Sprechern. Manchmal ist es hilfreich, sich (zumindest vorläufig) einer bestehenden Gruppe anzuschließen, bevor man sich dazu entschließt, selbst eine zu leiten.

Gründen einer Meetup-Gruppe

Camunda möchte Sie jederzeit bestmöglich unterstützen. Neben Hilfe bei der Durchführung von Veranstaltungen (siehe: Camunda-Veranstaltungs-Support), setzen wir gerne auch eine Gruppe für Sie bei meetup.com auf, inklusive anfallender Gebühren für Veranstalter. Schicken Sie uns dafür einfach eine Mail an community@camunda.com. Sobald die Gruppe angelegt ist, machen wir Sie zum „co-organizer“, damit Sie die volle Kontrolle über alles haben.

Wir stellen auch ein Titelbild für die Gruppe zur Verfügung (siehe nachstehendes Beispiel). Sie können auch ein anderes Bild verwenden; stellen Sie aber bitte sicher, dass es nicht gegen unsere Branding-Leitlinien verstößt.

Beispiel: Camunda-Titelbild für meetup.com

Meetup-Agenda

Normalerweise finden Meetups nach Feierabend statt. Man unterhält sich zunächst bei Snacks und Getränken, bevor man zum Thema des Abends übergeht. Sie können die Veranstaltung aber auch zu einer anderen Uhrzeit durchführen, beispielsweise als „Lunch and Learn“, wenn das Ihrer Ansicht nach besser angenommen wird. Sie sind schließlich der Experte für Ihre Region; wir vertrauen Ihrem Urteil diesbezüglich daher.

Wir empfehlen, mit dem Einlass 20-30 Minuten vor der eigentlichen Veranstaltung zu beginnen, damit jeder Zeit hat, erstmal anzukommen, eine Kleinigkeit zu essen oder zu trinken und sich mit den anderen Teilnehmern zu unterhalten. Idealerweise hat man entweder zwei Sprecher, die jeweils 20-30 Minuten füllen oder einen Vortragenden, der 45 Minuten spricht. Nach jedem Sprecher sollten mindestens fünf Minuten für Fragen eingeplant werden. Sollten Fragen nicht umgehend von Ihnen oder anderen Teilnehmern beantwortet werden können, kann man sie jederzeit unter community@camunda.com an das Camunda-Team weitergeben.

Beispiel-Agenda:

  • 18.00 – 18.30 Uhr: Begrüßung bei Snacks und Getränken
  • 18.30 – 19.15 Uhr: Vortrag 1 (einschließlich Q&A)
  • 19.15 – 20.00 Uhr: Vortrag 2 (einschließlich Q&A) oder lockere Gesprächsrunde
  • 20.00 – offenes Ende: Networking

Es macht nichts, wenn Sie nur einen Sprecher für die Veranstaltung finden oder keine ganze Stunde füllen können. Meetups sind immer am besten, wenn sich jeder einbringt; daher kann man auch einfach vorher gesammelte Fragen der Community-Mitglieder besprechen oder sich einfach nur so unterhalten. Es ist auch gut, wenn man das Veranstaltungsformat immer mal wieder wechselt, damit es interessant bleibt.

Alternative Agenda-Vorschläge:

  • Meetups im Open-Space-Stil
  • (Mehrere) Kurzvorträge
  • Pecha-Kucha-Präsentationen
  • Oder gar keine Vorträge! Man kann auch mit anderen Medien, wie Videos arbeiten oder Diskussionen, z.B. in Form von Panel-Diskussionen, anstoßen.

Veranstaltungsort

  • Der gewählte Veranstaltungsort sollte über alle für den Ablauf notwendigen Voraussetzungen verfügen (Projektor, Leinwand/Bildschirm, Toiletten, usw.)
  • Sollten Sie bei einem Unternehmen tätig sein, das über einen Event-Raum oder einen größeren Meetingraum verfügt, wäre auch das eine Option für ein Meetup. Es sorgt für Abwechslung, wenn man immer mal wieder unterschiedliche Veranstaltungsorte nutzt.
  • Vielleicht können auch andere Community-Mitglieder einen Raum zur Verfügung stellen. Am besten fragt man direkt oder im Rahmen eines Meetups danach.
  • Coworking-Spaces, Startup-Inkubatoren oder Universitäten stellen Usergruppen häufig Räume umsonst oder gegen eine geringe Gebühr zur Verfügung, was gerade für den Anfang ebenfalls hilfreich sein kann.


Camunda-Veranstaltungs-Support

Wir möchten, dass Ihre Veranstaltung gelingt und helfen Ihnen gerne dabei, Ihre eigene Meetup-Gruppe zu starten, bevorstehende Veranstaltungen zu organisieren sie und zu bewerben. Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, kontaktieren Sie uns einfach über community@camunda.com

Was wir bieten:

  • Eine Veranstaltungs-Goodie-Box mit Merchandise-Artikeln, wie T-Shirts und Aufklebern
  • Budget für Snacks und Getränke
  • Werbung für das Meetup in den Sozialen Netzwerken und auf unserer Webseite
  • Die Vermittlung von Sprechern, Moderatoren oder Mitorganisatoren
  • Eine Präsentation zur Vorstellung von Camunda

Wenn Camunda für Snacks und Getränke aufkommt, würden wir lediglich gerne als Meetup-Sponsor auf meetup.com erwähnt werden.


Online-Meetups

Aufgrund der aktuellen Corona-Lage finden alle Meetups bis auf Weiteres online statt. Obwohl wir sicher alle persönliche Treffen bevorzugen, haben auch Online-Meetups durchaus Vorteile. Zum einen können wir so mehr Leute in mehr Lokationen erreichen, und zum anderen ist es leichter, Sprecher aus der ganzen Welt zu finden.

Hier ein paar Tipps für erfolgreiche Online-Meetups:

  • Wir empfehlen die Nutzung von Videokonferenzanbietern wie Google Hangouts oder Zoom. Wenn Sie über keinen der beiden Dienste verfügen, können wir das Meetup auch über unseren eigenen Zoom Pro-Account durchführen.
  • Umfragen oder Quizfragen (z.B. über Slido). lockern ein Meetup auf und machen es interaktiver. Das hilft, die Aufmerksamkeit der Zuhörer in einem virtuellen Meetingraum zu erhalten und macht außerdem mehr Spaß.
  • Unserer Erfahrung nach ist es besser, mehr als einen Moderator zu haben. Zum einen bedeutet es weniger Stress für Sie selbst, und zum anderen wirkt es nicht so schnell, als würde der Moderator Monologe halten.
  • Achten Sie auf einen guten Einstieg! Gerade in virtuellen Veranstaltungen herrscht zunächst oft unangenehmes Schweigen. Das sollte man vermeiden. Wie wäre es mit einem kleinen Quiz als Eisbrecher?
  • Bitten Sie Ihre Teilnehmer, ihre Kameras einzuschalten. Das macht die Veranstaltung persönlicher und lebendiger. 
  • Wenn Sie die Community auf persönlicher Ebene näher zusammenbringen möchten, können Sie die Teilnehmer auf kleinere Gruppen verteilen und sie in sogenannten Breakout-Rooms (witzige) Fragen beantworten lassen, damit sich alle besser gegenseitig kennenlernen.


FAQs

Wir haben einige weitere Fragen zum Thema Meetups zusammengetragen, die uns häufig gestellt werden. Kommen Sie gerne auf uns zu, wenn etwas fehlt.

Wie häufig sollten Meetups stattfinden?

Wir empfehlen, die Teilnehmer darüber zu informieren, in welchem Turnus das Meetup stattfindet. Es gibt hierzu keine Vorgaben, aber Ihre Teilnehmer möchten sicher wissen, wann das nächste Meetup ist; so bleiben sie auch eher dabei. Es empfiehlt sich, Meetups regelmäßig zu veranstalten, z.B. jeden ersten Dienstag im Monat. So können sich die Teilnehmer darauf einstellen und entsprechend planen.

In welcher Sprache sollten die Meetups abgehalten werden?

Wir freuen uns darüber, dass unsere Camunda-Community so international ist. Wenn es für Ihre Teilnehmer einfacher ist, dann halten Sie Ihre Meetups jedoch gerne in Ihrer Muttersprache ab. Sollte das nicht Englisch sein, dann ist es wichtig, sich vorher Gedanken zu machen, ob englischsprachige Präsentationen von Gastsprechern für die Teilnehmer Sinn machen. Wir schicken immer gerne jemanden von Camunda für eine Gastpräsentation vorbei. Manchmal gelingt es uns, dafür jemanden in Ihrer Muttersprache zu finden, aber das ist nicht immer der Fall. Wir möchten natürlich, dass Ihre Teilnehmer so viel wie möglich von dem Vortrag profitieren und hoffen, dass dies bei einem englischsprachigen Vortrag gegeben ist. Falls nicht, dann lassen Sie uns das bitte im Voraus wissen. Wir bemühen uns dann um ein informelleres, interaktives Format, wie eine Q&A-Session beispielsweise.

Wie finde ich Sprecher?

  • Es bietet sich immer an, am ersten Abend eine Camunda-Einführung zu geben und die Teilnehmer dann wissen zu lassen, dass sie gerne auf Sie zukommen können, wenn jemand eine Präsentation halten möchte. Es ist immer am besten, persönlich zu fragen.
  • Eine andere Möglichkeit, Sprecher für Ihre Veranstaltungen zu finden, sind Empfehlungen Ihrer eigenen Gruppenmitglieder oder indem man auf meetup.com fragt, ob jemand Interesse hätte, etwas zu präsentieren.
  • Wir haben außerdem einen Slack-Kanal für unsere Meetup-Veranstalter. Dort kann man ebenfalls nach Empfehlungen fragen.

Wie mache ich mein Meetup bekannt?

  • Es ist wichtig, online Werbung für das Meetup zu machen, z.B. über Twitter, LinkedIn oder Facebook. Vor allem vor dem ersten Meetup sollte man genügend Zeit einplanen, um die Veranstaltung vorher zu bewerben.
  • Newsletter, Mailing-Listen oder interne Ankündigungen helfen ebenfalls, Aufmerksamkeit auf die Veranstaltung zu lenken. 
  • Eine weitere Möglichkeit ist es, Leute direkt anzusprechen und einzuladen, besonders, wenn die Gruppe noch relativ unbekannt ist.
  • Abgesehen davon ist es wichtig, Gruppenmitglieder auch immer über die Meetup-Plattform darüber zu informieren, dass ein Meetup stattfindet.
  • Wir empfehlen auch, während oder nach dem Meetup, Posts zu veröffentlichen, mit Fotos z.B., damit andere wissen, was sie bei der nächsten Veranstaltung erwartet. Wenn Sie etwas veröffentlichen, dann taggen Sie uns bitte mit @Camunda, damit wir den Beitrag reposten und die Community über Ihre großartige Meetups informieren können!

Bleiben Sie mit anderen Veranstaltern in Verbindung

Wir glauben, dass der Austausch mit anderen Veranstaltern der beste Weg ist, um dazuzulernen. Wir haben auf Slack einen Workspace für all unsere Meetup-Veranstalter eingerichtet. Sobald Sie eine Usergruppe planen, fügen wir Sie gerne hinzu. Darüber hinaus organisieren wir einmal im Jahr ein Get-Together für alle Camunda-Meetup-Veranstalter, um sich auszutauschen und aus den Erfahrungen anderer zu lernen.  


Noch Fragen?

Gut! Wir lieben Fragen und setzen uns direkt mit Ihnen in Verbindung. Schicken Sie uns einfach eine Mail unter community@camunda.com, und lassen Sie uns wissen, womit wir Ihnen weiterhelfen können.